En virksomhed udfører generaldirektoratets afstemninger for at sikre, at de kontosaldi, der er opført i sine bøger, er korrekte. Afstemning er et vigtigt skridt i at holde styr på værdien af virksomhedens aktiver samt omfanget af sine forpligtelser.
Hovedbogen
Den generelle hovedbog er den hovedregning af konti, som en virksomhed anvender til registrering af alle transaktioner, der påvirker balancen og resultatopgørelsen. Alt, der påvirker virksomhedens aktiver, passiver, indtægter og omkostninger, skal registreres i generalforsamlingen. Det er virksomhedens bogholderens ansvar at sikre sig, at regnskabet i hovedboken er korrekt.
Et Checkbook Eksempel
Hvis du nogensinde har afstemt en kontoudskrift, har du en ide om, hvad der er involveret i generalforsamlingens afstemning. Du får din erklæring, og du sammenligner de genstande, der er anført på den, med det du har indtastet i dit checkregister. Hvis du og banken har registreret transaktioner korrekt, skal erklæringen og dit register svare til. Hvis de ikke gør det, skal du gå igennem og finde hvad der mangler eller optages forkert.
Ledger Afstemninger
I hovedbogsafstemningen går du gennem konti i storboksen - kontanter, tilgodehavender, gæld og så videre - og afstemmer dem med faktiske optegnelser over transaktioner. På denne måde kan fejl eller udeladelser i hovedboken rettes, og virksomheden kan forsikres om, at dens bøger viser et præcist billede af virksomhedens position.
