Virtuelle assistenter arbejder som uafhængige entreprenører, der tilbyder kontorist og en række tjenester svarende til kontorsekretærer, administrative assistenter og kontorarbejdere. De arbejder generelt fra et hjemmekontor udstyret med faxmaskine, computer, skrivebord, printer og internetadgang. De typer af software, der kræves af virtuelle assistenter afhænger af deres branche. Alle virtuelle assistenter bruger et generelt sæt software til at levere tjenester og administrere en virksomhed.
Desktop Publishing
Desktop publishing software indeholder tekstbehandling, præsentation, regneark og database software. Virtuelle assistenter, der arbejder inden for marketingbranchen, kræver publiceringsprogrammer til oprettelse af flyvere, hjemmesider, postkort, invitationer og forskellige typer publikationer. Andre krav omfatter tilføjelsen inkluderet med tekstbehandlingssoftware, stavemåling og grammatik checker, tesaurus, ordbog og sprogoversættere.
Transskription
Transskription består af optagelse og skrivning af diktering; Transkriptionsprogrammer gør det nemt at afspille en optaget kommunikation. Den virtuelle assistent kan stoppe, starte, spole tilbage og sætte pause i optagelsen. Du kan sende det optagede transkript via e-mail som det er eller som en komprimeret fil. Fra 2011 omfatter almindelige formater MP3 og WMV. Flere optagelsessoftware er kompatible med forskellige formater.
Bogføring
Forvaltning af en virtuel assistentvirksomhed kræver bogholderi og faktureringssoftware. Virtuelle assistenter, der specialiserer sig som bogholdere, bør bruge et alt-i-et bogholderi system. Disse assistenter kan oprette fakturaer, citater og forslag; rekordbetalinger og sporing af arbejdstid med et program eller med forskellige softwareprogrammer til desktoppublicering.
Meddelelse
Kommunikationssoftware er en anden nødvendighed for virtuelle assistenter. Faxen og e-mail-softwaren til rådighed tilbyder personalisering og færdige skabeloner. Virtuelle assistenter kan vælge at oprette en skabelon, der passer til deres forretningsbillede. Ved at bruge en internettelefontjeneste reduceres omkostningerne ved langdistance og månedlig telefonregning. Brug af e-mail og faxprogrammer online kræver en god internetforbindelse.
