Budgetmøder er vigtige for mindre virksomheder og store virksomheder. Disse møder drøfter, hvordan budgettet virker, og hvilke ændringer der skal foretages på budgettet for at opfylde virksomhedens mål. Møderne skal også udforme budgettet for at gøre virksomhedens økonomiske stilling mere attraktiv for investorer og aktionærer, for eksempel. Følg de grundlæggende budgetmøderegler for at få drøftelserne til at gå, og budgetmålene opfyldt.
Vælg kandidater
Uanset om virksomheden er stor eller lille, bør kun visse arbejdstagere i virksomheden deltage i budgetmødet. Da budgettet vil blive diskuteret i detaljer, føler de fleste ledere ikke, at budgettet er relevant for arbejdstagere på indlandsniveau eller ansatte, som ikke arbejder direkte med budgettet. Vælg mødekandidater som ledere, administrerende direktører, revisorer og finansanalytikere, hvis disse roller er til stede i virksomheden.
Gennemgå møderetningslinjer
Før mødet starter, skal retningslinjerne eller mødereglerne revideres. Disse vil afvige fra hver virksomhed og hvert budgetmøde, men kan omfatte ikke afbryde, når nogen taler og følger budgetdagsordenen. Retningslinjerne er fastlagt og bør revideres med det ene formål at have et struktureret budgetmøde, hvor spørgsmål behandles og konflikter løses.
Følg en dagsorden
En dagsorden bør skrives inden budgetmødet afholdes. Dagsordenen vil skitsere de spørgsmål, der skal behandles i mødet. Dette kan f.eks. Omfatte budgetomlægning, budgetnedskæringer eller øgede budgetindtægter. Dagsordenen giver kandidater mulighed for at tale om de aktuelle problemer ved hånden, snarere end at diskutere irrelevante oplysninger, hvad enten det handler om budgettet eller andre oplysninger om virksomheden.
Lyt til Input
Selvom ledere måske har ordet for det meste af budgetmødet, da spørgsmålene på dagsordenen tages op, skal ordet være åbent for andre medarbejdere, der deltager i mødet. Nogle gange kan et nyt perspektiv på en situation løse nogle af de primære problemer ved hånden. Bed om, at input eller diskussioner behandles i slutningen af mødet, når alle oplysninger er blevet præsenteret for kandidaterne.
Indstil nye mål
En regel, der skal være til stede i hvert budgetmøde, er at sætte nye mål, når alle spørgsmålene er blevet behandlet. Bare at erkende, at der findes problemer i budgettet, hjælper ikke virksomheden fremad. Finansielle mål hjælper virksomheden med at flytte fra et ikke-funktionelt budget til en, der er fuldt operationel, for eksempel. Indstil nye budgetmål i slutningen af mødet med input fra hver medarbejder til stede.
