Budgetmøder er vigtige, fordi de giver dig mulighed for at præsentere for din chef eller overordnede, hvor dit projekt står i forhold til sit budget. I mødet kan du diskutere mulige stigninger eller fald i dit tildelte budget og foreslå måder at reducere omkostningerne for at holde dit budget på rette spor. Budgetmøder giver dig også mulighed for at påkalde din sag for mere finansiering til dit projekt eller arbejde. Samlede budgetmøder bestemmer, hvordan en afdeling eller firmaet driver økonomisk, og fastsætter mål og grænser for at kontrollere pengene og forbliver rentable. Det er relativt nemt at oprette et budgetmøde.
Elementer du skal bruge
-
Konference- eller mødelokale
-
Email service
Bestem, hvem der skulle deltage i budgetmødet. Normalt bør du invitere din virksomheds CFO, VP for økonomi eller anden person på virksomhedsledelsen, der har ansvaret for økonomi. Hvis du arbejder for et større firma, skal du invitere den person på dit kontor, der forvalter pengene, som en controller eller leder af regnskabsafdelingen. Du bør også invitere din chef, projektlederen og andre ledende medarbejdere, der er tilknyttet dit projekt eller afdeling.
Tjek tidsplanen for alle, du inviterer til mødet. Kig efter fælles åbninger, når alle er planlagt til at være i byen og på kontoret. Nogle kontorværktøjer, som Microsoft Outlook, giver dig mulighed for at se tidsplaner og tilgængelighed for andre medarbejdere.Hvis du ikke har adgang til alles planer, så spørg deres assistenter eller enkeltpersoner selv, hvordan deres kommende tilgængelighed ser ud.
Vælg en varighed for mødet, f.eks. 30 eller 60 minutter. Tillad tilstrækkelig tid til at præsentere budgetoplysningerne og give plads til spørgsmål og diskussionstid. Hvis du tror det vil tage dig en time til at præsentere budgetoplysningerne, skal du vælge en varighed på 90 minutter for at give mulighed for ekstra tid.
Vælg en dag og klokkeslæt for mødet baseret på, hvornår alle er tilgængelige og varigheden af mødet. Hvis dit møde varer 90 minutter, skal du vælge den første 90 minutters tidslukning, når alle er tilgængelige.
Send en mødeforespørgselsmeddelelse via e-mail og bede om, at alle modtagere svarer for at angive, om de accepterer mødeforespørgslen eller ikke kan gøre det. Eller sæt mødet den gammeldags måde ved at bestille den personligt eller gennem deltagerens assistent. Når du anmoder om mødet enten personligt eller via e-mail, skal du kortlægge et overblik over mødedagsordenen: budgetnedskæringer, finansielle rapporter, budgetstatus osv.
Omlægge mødet, hvis folk der skal være der, ikke er i stand til at deltage. Vælg den næste ledige plads, når de finansielle tilsynsførende og andre nødvendige personer er tilgængelige til den planlagte varighed af mødet.
Påmind alle deltagere om det kommende møde den uge eller den morgen. Hvis du har sendt mødeforespørgslen via e-mail, kan softwaren automatisk minde deltagerne med en elektronisk meddelelse.
Tips
-
Indstil tilbagevendende budgetmøder for at møde de samme mennesker hver måned eller uge for at diskutere projekt- eller afdelingsbudgetter.
