Nøjagtigt at sammenlægge mødeminutter hjælper med at sikre, at deltagerne holder fokus på tildelte opgaver, reducerer fejlkommunikation og forbedrer effektiviteten af efterfølgende møder. Fordelene ved klare og omfattende mødemøder betyder, at enhver virksomhedsejer, leder eller anden leder, der regelmæssigt holder møder, bør fastlægge retningslinjer for at tage minutter. Disse retningslinjer bør dække hvad der sker før, under og efter mødet.
Før mødet
Bestem hvem der tager protokoller
Mens en tilsyneladende menial opgave kræver optagelse af mødeminutter væsentlig opmærksomhed på detaljer. Som følge heraf skal minuttakeren have minimal deltagelse i mødet. Dette gør det muligt at fokusere det meste af din energi på at registrere vigtige punkter i mødet.
Tips
-
Virksomheder bruger ofte executive assistenter eller receptionister til at tage minutter, da disse medarbejdere ofte ikke har en aktiv rolle i selve mødet.
Brug en standardiseret formular
Opret din egen standardiserede mødeformular til brug under mødet. Standardisering hjælper minut-takeren ved, hvor de skal lægge information og hjælper også deltagere læse dokumentet senere. Grundlæggende oplysninger bør omfatte:
- Liste over deltagere.
- Dato.
- Liste over emner at diskutere.
- Handlingsplan besluttet på hvert emne.
- De ansvarlige for gennemførelsen af disse handlinger.
Under mødet
Udfyld vigtig information
Inden mødet officielt begynder, skal du udfylde vigtige oplysninger som deltagerne og datoen. Dette forhindrer unødigt spild af tid under det aktuelle møde.
Optag kun vigtig information
Møde minutter bør ikke udskrive et helt møde. Tværtimod registrerer mødemøder vigtige opgaver og retninger i et forenklet format. Således bør du optage oplysninger som delegation af pligter, forfaldsdatoer, dem, der er tildelt disse opgaver og andre tilsyneladende relevante oplysninger. Møde minutter bør ikke indeholde generelle diskussioner eller tangentielle oplysninger.
Bed om afklaring
Protokollen skal nøjagtigt reflektere de vigtigste punkter i mødet. Bed om afklaring, hvis nogen information, der drøftes under mødet, er uklar. Gæt aldrig, eller du risikerer unøjagtige oplysninger eller udeladelser. Når du spørger præcisering, skal du dog altid følge mødeprotokoller. Nogle møder tager en uformel tilgang, mens andre vedtager de strukturerede Roberts ordener.
Se tidligere protokoller
De nuværende minutter, du kompilerer, kan referere til tidligere møde minutter. Dette kræver, at du bringer forsamlingsmøder til det nye møde, så oplysningerne er let tilgængelige for alle deltagere.
Efter mødet
Gennemgå protokoller
Kontroller mødet minutter for typografiske fejl eller uklare sætninger. Løs disse før afslutningen af protokollen. Eventuelle fejl kan potentielt forårsage forvirring i forbindelse med vigtige opgaver.
Send til deltagere
Send mødet minutter til deltagerne i mødet til godkendelse. Dette giver deltagerne mulighed for at stille spørgsmål eller rette fejl. Informer alle deltagere, hvis der er sket ændringer.
Afslut og fil
Når alle deltagere har godkendt protokollen, skal du underskrive minutdokumentet med godkendelsesdatoen angivet ved siden af underskriften. Derefter skal du indsende protokollen på din computer eller i en mappe med andre møde minutter. Hold alle mødet minutter sammen, hvilket giver mulighed for nem transport til fremtidige møder og giver en central placering, hvis nogen skal henvise til dokumenterne.
