Selvom mange mennesker betragter møder som spild af tid, er de en effektiv måde at dele information på, følge udviklingen af et stort projekt og forbedre kommunikationen mellem medlemmer af et hold. Det er vigtigt, at alle involverede deltager i mødet og ankommer til tiden for at forhindre unødige forsinkelser. En effektiv måde at bede de involverede til at være der til tiden er at sende alle en påmindelse om det kommende møde et par dage før det planlægges at finde sted.
Send en email til alle møde deltagere et par dage før mødet.
Indtast e-mailadresserne for alle, der forventes at deltage i feltet "Til" i e-mail-skabelonen, og begynd så at skrive din besked.
Medtag vigtige detaljer som dato, klokkeslæt og sted. Du kan også vedhæfte en dagsorden, hvis der er en. Dette vil hjælpe deltagerne til at forberede sig på mødet.
Hvis mødet kun involverer et par personer, kan du helst sende en sms til alle. Dette underretter deltagerne i det planlagte møde og sender oplysninger direkte til deres mobiltelefoner. På denne måde kan de tjekke detaljer som tid og sted for mødet med et tryk på en knap, hvor de end er. (Sørg for, at du har alles korrekte mobiltelefonnummer. Beskeder, som uheld sendes til en fast linje, modtages ikke.)
