Politikker og procedurer, når de er skrevet, giver ledere og medarbejdere retningslinjer for retfærdig, ensartet, logisk og juridisk behandling af alle i en organisation eller virksomhed. Politikkerne fastsætter reglerne, og procedurer fastsætter måder, hvorpå politikkerne skal implementeres.
Hvorfor politikker og procedurer er nødvendige
Politikker og procedurer udgør grundlaget for ensartet adfærd uanset status for eller længden af ansættelsesforholdet for de personer, der gennemfører dem. De giver mulighed for hurtigere svar på spørgsmål eller bekymringer om "hvad man skal gøre." Fordi de sikrer relativ ensartethed, gør de større ansvarlighed. Politikker og procedurer hjælper også med at sikre, at handlinger er lovlige og rettidige.
Fem-trins plan for at skabe dem
Trin 1 kræver en undersøgelse af tidligere eller nuværende politikker og procedurer. Det er klogt at se på, hvad andre gør i dette område for at se, hvad der mangler, især hvis din organisation eller virksomhed adskiller sig væsentligt. Dem, der vil være ansvarlig for at overvåge politikker og procedurer, og de mennesker, der berøres af dem, skal interviewes.
I det andet trin, der er bevæbnet med de nyeste data, skal de nye eller reviderede politikker og procedurer formuleres og distribueres. Trin tre er implementeringsfasen. Hvis personaleuddannelse er påkrævet, er det tid til at gennemføre det. Over tid søger trin fire at evaluere, hvad der er implementeret, så der om nødvendigt kan foretages ændringer.
Det endelige skridt baseret på løbende evalueringer af politikker og procedurer og ændringer i miljøet består af opdatering, så processen forbliver aktuel. Nye statslige eller føderale love kan bestås eller nye regler udfærdiges.
Personalepolitikker og -procedurer
Personaleafdelingen står højt på listen for den nødvendige gennemførelse. Rekruttering, ansættelse og fyring, personalevaluering, tid og tilstedeværelse og ferie er blot nogle af de vigtige områder, der skal dækkes. Inkluderet vil helt sikkert være seksuel chikane bekymringer, konsulenter og frynsegoder.
Andre områder, der kan kræve politikker og procedurer
Lønning, regnskab og finansielle afdelinger kræver politikker og procedurer. Opgørelse, levering og indkøb; computere, intranet og internet; kundeservice, produktsikkerhed og tilbagekaldelse; sikkerhed, katastrofeinddrivelse og salg og markedsføring er sikkert yderligere områder, der kræver politikker og procedurer.
Finde eksempler
Talrige kommercielle og ikke-for-profit virksomheder på internettet tilbyder dig skabeloner, der har passende sprog på mange områder. I stedet for at genopfinde hjulet, skal du bruge noget, der allerede er skrevet som grundlag for dine politikker og procedurer. Dette sparer dig tid, øger sandsynligheden for, at vigtige områder vil blive medtaget og hjælper med at sikre, at lovkravene opfyldes.
Hvis du kan få de politikker og procedurer i organisationer eller virksomheder, der er involveret i samme virksomhed som din, ville det være nyttigt.
Ingen kilde skal anses for helt relevant eller pålidelig. Jo flere eksempler du kan finde, jo bedre er dine politikker og procedurer sandsynligvis at være.
