Systemtilgange til organisatorisk kommunikation betragter kommunikation som et grundlæggende element i hele virksomheden - inde og ude. I stedet for at adskille kommunikationsprocesser i siloer, styres kommunikationen på systemniveau for at sikre, at messaging er konsekvent og tilpasset. Det er en vigtig filosofi for organisationer, der ønsker at sikre, at deres publikum modtager de samme budskaber, på det rette tidspunkt og gennem de relevante kommunikationskanaler. Nogle nøglebegreber i systemanvendelser omfatter indbyrdes afhængighed af mål og deres attributter, holisme, målsøgning og input / output.
Indbyrdes afhængighed
Systemtilgange til kommunikation erkender, at de mange former for organisatorisk kommunikation, der findes både indenfor og uden for organisationer, er integreret sammenflettet og følgelig indbyrdes afhængige. For eksempel kan en kommunikation fra administrerende direktør på et virksomhedsomfattende møde resultere i en ting i organisatorisk nyhedsbrev, et indlæg på virksomhedens intranet og måske endda et interview fra de lokale medier. Ved at anerkende denne indbyrdes afhængighed kan organisationer bedre planlægge og strukturere deres kommunikation for at tage alle mulige kanaler i betragtning. Så for eksempel kan et firma planlægge sin kommunikation til at kommunikere først med interne målgrupper, derefter med centrale kundegrupper og i sidste ende med forbrugergrupper generelt. Omhyggelig timing og distribution af meddelelser sikrer, at de rigtige målgrupper modtager de rigtige meddelelser til de rigtige tidspunkter.
holisme
Holisme er en tilgang, der ser på summen af forskellige aktiviteter i alt, i stedet for de individuelle bidrag fra tilgangens individuelle elementer. Dette er ret almindeligt i reklamevirksomheden, hvor marketingfolk erkender, at meddelelserne sendt via flere kanaler har en multiplikativ virkning større end summen af delene. Det samme gælder, da organisationer overvejer en systemtilgang til deres virksomhedskommunikation. En enkelt besked sendt via flere kanaler vil have en indvirkning større end summen af hver enkelt indberetningseffekt.
Målsøgning
Systemtilgange til kommunikation erkender, at der er noget ønsket, beregnet udfald, der vil resultere i kommunikationssucces. Formålet med organisatorisk kommunikation bør rettes mod et ønsket resultat, der kan omfatte ting som forbedring af medarbejderinddragelse, øget kundetilfredshed, øget bevidsthed om specifikke organisatoriske initiativer og lignende. Som kommunikationsmålgrupper identificeres, oprettes der meddelelser, og der vælges kanaler, målene driver formuleringen af strategier, der i sidste ende er beregnet til at opnå ønskede resultater. Således kan selskabet f.eks. Ønske at øge præferencen for sine ydelser i forhold til konkurrenter og lukke en afstand mellem disse præferencer med et vist beløb. Kommunikationsaktiviteter ville være udformet til at lukke kløften, og fremtidige målinger ville indikere, om resultaterne blev opnået.
Indgange og udgange
Det er vigtigt, at effektive systemer er åbne, ikke lukkede. Systemtilgange til organisatorisk kommunikation erkender, at kommunikation vil involvere både input og output. Organisationer, der kommunikerer effektivt, genkender, at de ikke kun sender meddelelser til vigtige målgrupper, men skal også være klar til at modtage meddelelser. Indgangene fra forskellige målgrupper kan bruges til at give retning for fremtidige aktiviteter og kan tjene som indikationer på, hvor effektivt målene bliver opfyldt. Dagens sociale mediekanaler giver en bred vifte af muligheder for denne type tovejskommunikation.
