Notater er en standardform for virksomhedskorrespondance. De er skrevet til at være informative eller anmode om en handling. Du kan skrive interne eller eksterne notater. Eksterne notater sendes til personer uden for din organisation. For eksempel kan du sende et rådgivningsmeddelelse til professionelle konsulenter, der anmoder om et forslag til et bestemt projekt. Du kan måske anmode konsulenterne om at sende bud på projektet, en tidsramme for færdiggørelse og nogle eksempler på arbejde gennem notatet.
Skriv en overskrift til dit rådgivende notat. Overskriften indeholder fire linjer, hver med en bestemt etiket: Til, Fra, Dato og Emne. Dit navn og navnet på dit firma går i første linje. Den anden linje indeholder navnene på alle de professionelle konsulenter, som du sender notatet til. Den tredje linje er den dato, du planlægger at sende den ud, og den fjerde linje skal forklare emnet i notatet med blot et par ord, som f.eks. "Web Design Proposal Request".
Forklar formålet med dit rådgivende notat i første afsnit. Notater er generelt koncise og til det punkt. Lad konsulenterne vide, hvilken type projekt du skal gennemføre, og at du søger efter forslag fra kvalificerede fagfolk.
Diskuter detaljerne i dit projekt i de næste par stykker. Disse oplysninger kan omfatte enhver budget eller frist, du har, til hvilken dato du ønsker at modtage forslagene, hvad du gerne vil medtage i forslagene og den proces, du vil bruge til at vælge en konsulent.
Skriv dine kontaktoplysninger i begyndelsen af det afsluttende afsnit. Lad konsulenterne vide, hvordan den bedste måde at kontakte dig er, og hvordan du foretrækker at modtage de oplysninger, du anmoder om, f.eks. Via mail eller via e-mail. Påmind konsulentens frister for at svare. Glem ikke at takke konsulenterne for deres tid.
