Kontantudbetalingscyklusen udgør en del af forretningsregnskabsprocessen. Nogle forretningsmæssige regnskabsmæssige ressourcer betragter denne cyklus som en proces i sig selv, mens andre vurderer det som en del af en større regnskabsproces. Forståelse af kontantudbetalingscyklusen indebærer at undersøge dens formål, procesens trin og de forskellige medarbejdere involveret i den proces. Chief Financial Officer (CFO) hjælper med at fastsætte kontant udbetalingsprocedurer i virksomheder.
Kontant udbetaling
Kontantudbetalingscyklus er den proces, hvormed en virksomhed køber varer, fra dele til en fremstillingsproces til varer til kommercielt salg med kontante ressourcer. Denne proces er stærkt afhængig af beslutninger og godkendelse af en virksomheds regnskabsafdeling. I en stor eller bureaukratisk virksomhed involverer kontantudbetalingscyklussen en håndfuld afdelinger bortset fra regnskab, herunder køb, modtagelse og produktion. Kontantudbetaling kan involvere ikke kun fysisk kontanter, men alle kontante ressourcer, såsom checks og kreditlinjer.
Trin i cyklen
Udgangspunktet for en kontant udbetalingscyklus afhænger af regnskabsplanen for en bestemt virksomhed. Forklaret lineært fungerer cyklen i det væsentlige som denne: Et firma beslutter at købe en vare eller gruppe af varer. Indkøbsafdelingen placerer en købsordre, som regnskabsafdelingen godkender baseret på disponible kontante ressourcer. Modtagelsesafdelingen modtager ordren fra leverandøren på kredit. Regnskabsafdelingen opretter alle de nødvendige papirer til køb og betaler leverandøren. Leverandørens betaling udgør den faktiske kontantudbetaling.
Udgiftscyklussen
Forfatteren James A. Hall argumenterer i sin bog "Accounting Information Systems" om, at kontante udbetalingscyklus udgør en del af en større proces kaldet udgiftscyklusen. Ifølge Hall udgør udbetalingscyklusen for kontanter og indkøbs- / kontosystemerne de to elementer i udgiftscyklens første del. I denne cyklus bestemmer indkøbs- / kontosystemet systemets materielle behov, og det køber materialer baseret på disse behov. Dette system registrerer alle indgående indkøb som lager og opretter konti for hver leverandør. Under kontante udbetalingscyklus indsamler regnskabsafdelingen oplysninger om alle åbne konti og betaler disse konti via kontant udbetaling. Denne cyklus er mere eller mindre identisk med den normale kontantudbetalingscyklus, men bryder den ned i undercykler.
Mere om kontant udbetaling
Cash udbetaling i små virksomheder fungerer meget anderledes. En selvstændigt ejet butik kan f.eks. Ansætte en person, der foretager alle køb, håndterer alle modtagere og saldi alle konti ved kontant udbetaling. Denne person håndterer også små penge til køb.
I nogle tilfælde kan et kontant udbetalingssystem ikke have noget at gøre med indkøb af materialer af en virksomhed. Staten California kalder for eksempel systemet, hvorved det udbetaler gevinster fra statens lotteri en kontant udbetalingscyklus. Teknisk set er enhver cyklus, hvor en virksomhed udbetaler penge som kontant eller check, en kontant udbetalingscyklus.
