Virksomhederne har to store konjunkturcykler: omsætningscyklus og udgiftscyklus. Fuldstændige kreditorer er en del af den større indkøbs- og udgiftscyklus. Det består af Det fulde sortiment af nødvendige regnskabsaktiviteter kræves for at afslutte et køb, når ordren er blevet placeret og produktet eller tjenesten modtaget. Den fulde kreds af gældsforpligtelser indebærer matchende dokumenter, godkendelse af fakturaer, udstedelse af checks og registrering af betalinger.
Tips
-
Fuld cyklus betalinger kan enten henvise til hele processen med at modtage, verificere og betale en faktura eller en stilling, der indebærer ansvar for hele processen.
Betalingscyklus for konti
Tre hoveddokumenter er involveret i betalingsprocessen: en købsordre, en modtagelsesrapport og en leverandørfaktura.
- Når virksomheden er klar til at købe et køb, sender en indkøbsafdeling en købsordre til en leverandør. Dette dokument beskriver de ønskede varer, prisen og mængden. Købsordren udløser sælgeren til at sende varerne.
- Når virksomheden modtager varerne, vil den modtagende afdeling afslutte en modtagende rapport. Denne rapport dokumenterer de nøjagtige varer i forsendelsen. Hvis forsendelsen indeholder beskadigede varer, bemærker medarbejderen det i rapporten.
- Sælgeren sender en leverandør faktura anmode om betaling for de udførte varer eller tjenesteydelser. Dette dokument sendes til betalingskonto og udløser betalingsprocessen.
Regnskabsbetalinger
Et veldrevet kontorselskab etablerer sig nøje definerede procedurer at styre betalingsprocessen for at forhindre fejl og opdage dem, når de opstår. De samme procedurer kan også afskrække og afsløre bevidst forfalskning og give et revisionsspor til senere brug i tilfælde af, at en uoverensstemmelse skal passere uopdaget. Disse procedurer varierer mellem virksomheder og afdelinger, men generelt følger et lignende mønster:
- Efter at have modtaget leverandørfakturaen udfører det ansvarlige hold et a tre-vejs kamp ved at sammenligne oplysningerne om købsordren mod dem på modtagelsesrapporten og leverandørfakturaen for at sikre, at oplysningerne er konsistente.
- Hvis leverandørerne kan kontrollere, at varerne på leverandørfakturaen blev bestilt og modtaget af virksomheden, fakturaen er godkendt til betaling behandling. Dette sker gennem en kupon, underskrift eller stempel.
- Hvis der er uoverensstemmelser - hvis den modtagne mængde ikke svarer til den bestilte mængde og fakturaen, eller hvis produktet ikke er som bestilt - vil debitorer forsøge at spore kilden til problemet ved at opfølgning efter behov med modtagerafdelingen, sælgeren eller den endelige bruger, der har bestilt ordren.
- I store virksomheder behandles den faktiske betaling af statskassen. Imidlertid, Leverandørerne er ansvarlige for udstedelse af betalinger i de fleste små virksomheder. Når en faktura er vouched for, sender kontoen den vouched dokumentation sammen med en check til en virksomhed check underskriver.
- Efter at underskriveren godkender og underskriver, sender kontoen posten checken og markerer fakturaen som betalt i regnskabssystemet.
Fuld cykelkonti, betalbare roller
Regnskabsbetegnelser jobbeskrivelser er også ofte mærket som "fuld cyklus." Det betyder, at den betalte leverandør er ansvarlig for alle dele af betalingsprocessen, i modsætning til at specialisere sig på et eller flere specifikke områder. Potentielle ansvarsområder kan omfatte trevejs matching, gennemgang af udgiftsrapporter for nøjagtighed, anvendelse af betalingsrabatter og udstedelse af betalinger til leverandører.
Når disse stillinger annonceres, vil HR-afdelingen eller den ansvarlige for lejen normalt forsøge at opbygge regnskabsforpligtede interviewspørgsmål, der nøjagtigt vurderer en ansøgeres fortrolighed med hele processen og identificere eventuelle svagheder eller områder med uerfarenhed.
