Et budget refererer til et skriftligt dokument med angivelse af, hvordan en organisation vil tildele sine penge. Som chef for virksomheden skal du beslutte, om budgetkontrol vil være hos dig eller med dine ledere. Der er fire budgetkontrolprogrammer, som Michael Armstrong noterede sig i "En håndbog om ledelsesteknikker: En omfattende vejledning til opnåelse af ledelsesmæssig ekspertise og forbedret beslutningstagning."
Planlægning
Budgetdokumentet oprettes gennem et planlægningssystem. Hvis du selv udvikler budgettet, kan du starte med sidste års budget. Dit budget skal indeholde alle de indtægter, du projekterer, og hvordan du vil bruge det. En del af planlægningsfasen kræver prioritering af forskellige forretningsbehov. Du skal måske lave hårde valg, såsom at ansætte en ekstra person i år og give højere energikostnader. Dit budgetdokument skal afspejle alle aspekter af din planlægning og prioritering. Hvis du udelader vigtige budgetmæssige overvejelser, kan du komme over for et underskud i løbet af budgetåret.
Måling
Når budgetdokumentet er færdiggjort, er ledere for hver afdeling ansvarlige for diskretionære udgifter, såsom forsyninger, tryks omkostninger og lønninger, samtidig med at de overholder deres budgetallokering. Du har brug for et finansielt system til sporing af udgifter for hver linje i budgettet. Evnen hos hver leder til at holde sig til sit budget vil påvirke din rentabilitet og økonomiske stilling som en virksomhed.
Sammenligning
Ved hjælp af målesystemet får du sammenligne de faktiske udgifter med budgetterede udgifter ved at gå linje for linje i budgetdokumentet. Du skal afgøre, om der er overforbrug, og hvor i virksomheden forekommer det. Det kan være, at visse afdelinger overskrides, og de skal have deres budgetkontrol justeret, eller det kan være, at ledere af disse afdelinger kan retfærdiggøre tilfælde af overforbrug ved at forklare uventede omkostninger, som f.eks. En leverandørs stigende priser i løbet af regnskabsåret.
Kontrollere
Du skal træffe foranstaltninger, når du har studeret, hvordan hver afdeling bruger inden for eller over det tildelte budget. Enhver handling du tager for at få en afdeling til at øge eller reducere sine udgifter svarer til at kontrollere. Under ekstreme omstændigheder, som når du ikke kan få ledere til at tøjle på udgifter og holde sig til deres budget, kan du fjerne budgetkontrol. Alle udgifter, der udføres i henhold til det årlige budgetdokument, hjælper en virksomhed med at fastholde sit fokus på strategiske mål.
