Enhver, der tjener mere end 600 dollar i et kalenderår som entreprenør i stedet for som medarbejder, skal udfylde en W-9 formular. Frivillige og dem, der tjener mindre end $ 600, er undtaget fra dette krav. W-9 giver virksomhederne de oplysninger, de har brug for til korrekt at rapportere en entreprenørs indkomst på en 1099-formular.
Uafhængige entreprenører og husholdningshjælpere
En uafhængig entreprenør kan arbejde sammen med dig i mange år, men ikke være en formel medarbejder. Mange husstandshjælpere - tænk landscapers, maids, handymen - og forretningskontrahenter, såsom CPA'er og advokater, falder ind under denne kategori. Internal Revenue Service (http://www.irs.gov/publications/p926/ar02.html) advarer om, at mange husstandshjælpere - især nannier eller babysittere - faktisk betragtes som medarbejdere og burde beskattes som sådan.
Hovedforskellen er, at uafhængige entreprenører styrer, hvordan de udfører deres opgaver, mens medarbejderne har mere af deres arbejde dikteret af arbejdsgiveren. For eksempel fortæller du din webdesigner, hvad du gerne vil have din hjemmeside at sige, men hun bestemmer, hvornår hun arbejder på dit projekt og hvordan hun nærmer sig det. En barnepige skal derimod arbejde i timevis og udføre sine opgaver på den måde, som en arbejdsgiver foreskriver. Derfor betragtes din webdesigner som en uafhængig entreprenør, men barnepigen betragtes som en medarbejder.
Freelancere
Frilansere udfører kortsigtede projekter for arbejdsgivere. Det er de mennesker, der gør en begivenhed speciel - som fotografer, cateringfirmaer eller musikere - eller hvem hjælper med et specielt projekt - for eksempel webdesignere eller computerprogrammerere. De er ikke mennesker, der er behov for regelmæssigt eller for et langsigtet projekt. Du behøver kun at indsamle en W-9 til freelancere, der betales mindst $ 600. Du skal sandsynligvis anmode om en fra en fotograf til fotografering (medmindre du har ansat en fotograf gennem et eksisterende firma), men du behøver ikke en til den universitetsstuderende du betalte $ 100 for at skrive din pressemeddelelse.
Konsulenter
En konsulent har specialiseret sig i at besvare et bestemt spørgsmål eller give nogen råd om en situation. Det kan være en marketing specialist eller en indretningsarkitekt. Konsulenten kan møde en kunde en eller flere gange for at dele specifik viden om sit ekspertiseområde. En butik kan bringe en konsulent til at hjælpe med at øge medarbejderretentionen eller forbedre lønnen. En person på den anden side kan ansætte en finansiel konsulent til at hjælpe med at planlægge en investeringsstrategi eller pensionsplan. Det er en god ide at få en W-9 fra alle konsulenter, du ansætter.
Corporations & LLCs
Uanset om du har brug for at sende en 1099 - og derfor indsamle en W-9 - afhænger af, hvordan dine entreprenører registrerer deres skatter. Ifølge IRS har virksomhedskontrahenterne ikke brug for en W-9, fordi de ikke kræver 1099. Virksomheder med begrænset ansvar vil på den anden side have brug for en W-9, hvis de arkiveres som en enkelt enhed i stedet for som en virksomhed. Hvis du er i tvivl, spørg efter en W-9. Hvis din entreprenør anvender hendes socialsikringsnummer eller et personligt arbejdsgiveridentifikationsnummer, skal du bruge det til at indsende en 1099. Hvis LLC har sin egen EIN, behøver du ikke bruge den.
