Af forskellige årsager kan nogle ansatte måske ikke lide at udfylde timesedler. De kan se det så kedeligt og tidskrævende, eller i tilfælde af lønnet eller fritaget arbejdstagere kan de måske se det som unødvendigt. Føderal arbejdsmarkedslov kræver, at du sporer ufrivillige medarbejderes tid; dette tegner sig for de fleste timepersonale. Forudsat at du opretholder nøjagtige optegnelser, kan du bruge det tidssystem du ønsker. Der er nogle ting, du kan gøre for at sikre overholdelse og få modvillige medarbejdere til korrekt at udfylde deres tidsskrifter.
Etablering af et brugervenligt timekeeping system baseret på størrelsen af din lønningsliste. For eksempel, hvis du har mindre end 10 ansatte, kan du købe standard tidsskrifter fra en kontorforsyning og få medarbejdere til at gennemføre dem hver uge. For at øge nøjagtigheden kan du i stedet købe et standardstansur og blanke tidskort. Hvis din lønningsliste er betydelig, overvej et automatiseret system, der kræver, at medarbejderne indlæses via swipe-kort eller fingre eller håndskrift.
Indarbejde timekeeping procedurer i din medarbejderhåndbog. Dette inkluderer, når tidsskema forfalder og til hvem de skal indsendes. Angiv klart konsekvenserne af at overtræde visse tidsregnskabsregler, som f.eks. Opsigelse for forfalskning af tidsskemaer. Giv alle medarbejdere en kopi af håndbogen.
Opret en løn kalender og distribuere det til alle medarbejdere. Dette kommer til nytte, når betalingsdagen ændrer sig, som f.eks. I ferien uger. Kalenderen viser betalingsperiodens start- og slutdato, tidsplan for indsendelsesdatoer og tilhørende betalingsdatoer i løbet af året.
Udpege ledere og vejledere til at uddanne nye og eksisterende medarbejdere om, hvordan man udfylder tidsplaner. Hvis du har et automatiseret system, spørg sælgeren om nødvendigt at sende en person ud til at træne ledere og vejledere, der igen skal uddanne deres medarbejdere.
Forenkle tidsskemaberegningen ved at kræve, at medarbejderne rundes op og ned til nærmeste kvart-time. Rundt tiden fra et til syv minutter ned og tiden fra otte til 14 minutter op. Hvis en medarbejder for eksempel kommer til arbejde klokken 8:11, sætter hun kl. 8:15 på tidsskriftet. Hvis hun klokker klokken 5:21, skriver hun 5:15 p.m. I mange tilfælde udfører automatiserede timekeeping-systemer afrunding.
Begræns tidsopgaver til kun, hvad der tæller. For eksempel begrænse poster til regelmæssige, overarbejde, ferie, syge og personlige timer og betalte pauser taget. Kræv faste lønnede arbejdere til kun at udfylde tidsskemaer, hvis det er nødvendigt.
Forklar medarbejderne hvad der er i det for dem. For eksempel, at korrekt gennemførelse fremskynder lønningsprocessen, sikrer rettidige lønsedler, accelererer faktureringscyklussen og øger kontantstrømmen. Har ledere eller vejledere kommunikerer fordelene til deres underordnede.
Opmuntre en åben dørpolitik, så medarbejderne kan nærme sig deres overordnede, når de har tidsskriftsproblemer.
Afstå fra at bruge et straffesystem for at få medarbejdere til at udfylde deres tidsskema på passende vis. For eksempel kan tilbageholdelse af lønsedler, indtil medarbejderne sender deres tidsskema, være forbudt i henhold til statsloven og kan skabe et mistillidsmiljø mellem ledere og medarbejdere.
Tips
-
Før du gennemfører timeplanlægningspolitikkerne, skal du kontakte den offentlige arbejdsafdeling for gældende regler. For eksemplet kan staten have særlige regler for afrunding, registrering og brug af biometriske uret.
