Batching af leverandørbetalinger er processen med at samle fakturaer, der skal betales i grupper eller batcher, og gøre en post i regnskabet for hele batch fakturaer i modsætning til individuelle journalposter for hver betalingsmodtager. Batching er en fælles teknik, der bruges til at reducere journalposter, og det hjælper regnskabsinformationssystemet til at fungere mere effektivt. Batching-procedurer har dog også ulemper.
Reduktion af transaktioner
Den primære fordel ved batching-kontoudlånstransaktioner er en reduktion af poster i regnskabssystemet. Virksomheder med et stort antal transaktioner med lav dollar værdi kan hurtigt se tusindvis af debitter og kreditter i regnskabet. Dette detaljeringsniveau i kreditorbogføreren er unødvendigt og skaber en behandlingsbyrde for det edb-regnskabssystem. Ved batching af transaktioner dagligt eller ugentligt lindres denne byrde.
Oprettelse af en revisionssti
Når transaktioner sættes på daglig basis og betalinger sker via wire, er det nemt for regnskabsførere at afstemme daglige udbetalingsbeløb til kontoudtogets pengestrømme, da kontoudtog ofte opregner daglige transaktionsopgørelser. Desuden kan tilfældige valg af betalte fakturaer foretages og spores i partier, og kontoudtoget for at sikre registrerede beløb er nøjagtige.
Hurtig analyse
Daglige og ugentlige samling af transaktioner giver regnskabsførere mulighed for hurtigt at analysere udbetalingen af betalingsbeløb om dagen. Hver betalingsbatch repræsenterer samme tidsenhed; Outliers er let opdaget ved at notere daglige batch totals og undersøge høje eller lave mængder. Batching gør det imidlertid sværere at opdage individuelle unormale udbetalinger. Hvis virksomheden er bekymret over, at store pengebetalinger sker uden tilladelse, kan tilsynsførende indføre politikker for at medtage dobbeltbetegnelser på store beløb.
Sværhedsgrad i forsoning
En potentiel ulempe ved batching kundefordringer kan være vanskeligheder med forsoning. Hvis virksomhedskonsulenter ikke er omhyggelige med at registrere, hvilke transaktioner der udgør hver sats, kan betalingsafstemning være svært, om ikke umuligt. Hvis denne svaghed eksisterer, kan det være nemt for medarbejderne at begå svig eller leverandører til at bestride, at de har modtaget betaling.
