Erhvervslivet er fuld af lange, kedelige, vandrende møder. Hvis dit møde er fokuseret og til det punkt, vil alle, der deltager, sætte pris på det. Uanset om det er et ugentligt personale møde eller en industri konference, planlægning og forberedelse kan gøre forskellen mellem en produktiv session eller et kedeligt antal timer.
Har et mål
Mødet vil bevæge sig hurtigere og være mere fokuseret, hvis du har en grund til at holde det. Selvom det er et regelmæssigt ugentligt møde, bliver det mere produktivt, hvis du har et specifikt mål. Udarbejd en dagsorden vedrørende de emner, du vil dække. Hold dig til dagsordenen: Hvis nogen oplever et uafhængigt emne, skal du fortælle dem at tale om det med dig efter mødet er overstået.
Invitér selektivt
Inviter ikke folk, der ikke behøver at være der. Hvis alt du behøver fra nogen er en opdatering på sit seneste projekt, kan du få det i en email. At holde mødet til en rimelig størrelse holder tingene mere ordnede og fokuserede. Det frigør også flere mennesker til at gøre produktivt arbejde.
Forbered dine deltagere
Send din dagsorden før mødet, så alle ved hvad de kan forvente. Hvis du kalder mødet for at håndtere en ny udvikling - en ændring i loven, et projektforsinkelse - inkludere baggrundsoplysningerne med dagsordenen. På den måde vil alle være hurtige, og du har mere tid på mødet for at tage fat på udviklingen.
Find det rigtige rum
Find et værelse, der er stort nok til, at alle, der går på, kan sætte sig komfortabelt. Klemme folk i eller jage efter stole er distraherende, ubehageligt og får dig til at se uforberedt ud. Bekræft at værelset har alt udstyr, du har brug for, og at det er i funktionsdygtig stand. Dette er særligt vigtigt, hvis mødet indeholder en diasshow præsentation eller hvis nogen skal deltage i telefon eller videokonference.
Styr mødet
Dagsordener er ikke magiske. Masser af møder starter med et mål, så deltager deltagerne på tangenter. Hvis du er vært, er det op til dig at styre skibet tilbage på kurset. Hvis dine gæster omfatter kunder eller øverste ledelse, skal du gøre dette med en delikat berøring, men det skal gøres. Afslut mødet på det planlagte tidspunkt.
Hjælp folk til at slappe af
Du ønsker ikke at løbe så stramt, at alle føler at de er i startlejr. Arrangere for levering af snacks og alkoholfrie drikkevarer. Tillad lidt tid i begyndelsen til småprat, da folk naturligvis nyder at samle hinanden. Bare lad det ikke løbe til det punkt, det forsinker virksomheden ved hånden.
