Hosting et forretningsmøde for japanske mennesker er stort set det samme som ethvert andet forretningsmøde: henvis til deltagerne ved deres sidste (familie) navne (og hvis du taler på japansk, følg familienavnet med ærefulde -san); underrette deltagerne om starttidspunktet i god tid give et valg af kaffe, te eller vand start i tide; ikke afbryde folk, når de taler forblive på emnet; undgå brug af humor; og være forberedt på direkte personlige spørgsmål.
Forberedelse
Underret alle deltagere i starttidspunktet så tidligt som muligt og sørg for, at alle japanske og ikke-japanske ens forstår at mødet vil starte på dette tidspunkt. Japansk kultur lægger stor vægt på overvejelse for andre, og punktlighed er et tegn på respekt.
Vælg en rolig beliggenhed hvis det er muligt. Mange japanske mennesker taler engelsk, eller har studeret engelsk, men baggrundslyde kan gøre det vanskeligt at følge samtaler. At have mødet i et roligt sted sikrer et behageligt lyttemiljø.
Giv et valg af drikkevarer. I modsætning til de populære stereotyper drikker ikke alle japanske mennesker japansk te, især ikke på forretningsmøder med ikke-japanske personer. Det er bedst muligt at give deltagerne et valg af kaffe, te, japansk te og vand.
Sørg for, at der er rigelig bordplads til, at folk kan lægge papirer og, hvis de har brug for det, en elektronisk ordbog. Igen taler mange japanskere engelsk, men de vil måske fra tid til anden kontrollere betydningen af uklare eller ukendte ord, der blev brugt under mødet.
Tillad tid før mødet starter for folk at udveksle visitkort og informere hinanden uformelt. Udveksling af visitkort er en væsentlig og obligatorisk handling for japanske forretningsfolk.
Start af mødet
Signal at mødet vil starte, så folk kan organisere sig og forberede sig.
Introducer deltagerne. Hvis du gennemfører mødet på japansk, skal du bruge den japanske introduktionsform: organisation først, fornavn andet efterfulgt af "-san". givet navn sidst. Du kan vælge at lade deltagerne introducere sig selv; dette er helt acceptabelt, og hvis den japanske person på engelsk kan lide udfordringen med at vise deres engelsk evne foran gruppen.
Gentag formålet og målene for mødet. Dette burde have været annonceret på forhånd, men det vil hjælpe folk, hvis de bliver mindet om det. At bo på emnet er et tegn på overvejelse i Japan.
Gennemførelse af mødet
Afbryd ikke personer, når de taler. Tillad højttaler tid til at gøre deres punkt. I Japan har folk en tendens til at forklare punkter ved først at give grunde og derefter angive punktet, mens folk i vestlige kulturer først anfører punktet og derefter giver grunde. Denne forskellige kommunikationsstil kan være en uudålmodighedskilde hos vesterlændinge og håndteres bedst ved ikke at forstyrre.
Bliv ved emnet. Hold nogen asides eller anekdoter til slutningen eller mødet.
Undgå brug af humor. Selvom japansk kultur ændrer sig, og humor er ret almindelig i Japan, er det stadig bedst at undgå humor i forretningsmøder. Humor kan være et tegn på venskab for amerikanerne, men for japanske forretningsfolk kan det være et tegn på umodenhed, og det løber også risikoen for ikke at bryde gennem sprog- eller kulturbarrieren.
Vær forberedt på direkte spørgsmål. Hjemmesiden "Foreign Translations" advarer læserne om, at japanske mennesker har tendens til at være direkte i deres spørgsmål, når de bliver kendte til nye mennesker (se Reference 1). Spørgsmål som "Hvor mange penge laver du?" "Er du single?" eller "Hvor gammel er du?" kan ske. Hvis du ikke er komfortabel at besvare sådanne spørgsmål, skal du finde en høflig måde at afbøde spørgsmålet på og ikke vise fornærmelse.
