Som arbejdsgiver skal du være opmærksom på de statslige og føderale love, der fastsætter den type information, der skal opretholdes i personaledokumenter. Nogle af de krævede personaledokumenter indeholder personlige kontaktoplysninger for medarbejderen, arbejdsstatus, lønoplysninger og præstationsoplysninger.
Beskæftigelsesoplysninger
Beskæftigelsesoplysninger i en personaledokument kommer typisk i form af ansættelsesansøgningen eller nyt ansættelsespapirarbejde. Filen kan også indeholde en kopi af beskæftigelsespostbrevet sendt til medarbejderen og en underskrevet kvittering fra medarbejderen, der erkender at han har modtaget en kopi af selskabets medarbejderhåndbog. Mens medarbejderfilen for en medarbejder skal indeholde en fødselsdato med henblik på ydelser, er det ulovligt at indhente disse oplysninger til brug ved afgørelsen om, hvorvidt den enkelte skal ansættes.
Arbejdsstatus
Arbejdsstatus er den juridiske dokumentation, der viser, at medarbejderen er i stand til at arbejde i USA. Som bevis for arbejdsstatus skal en medarbejderpersonalfil indeholde en kopi af medarbejderens socialsikringskort. Hvis medarbejderen ikke er statsborger i USA, skal en udfyldt I-9-formular (den ikke-amerikanske statsborger svarende til en W-4-formular) indeholde en kopi af medarbejderens pas og en kopi af medarbejderens arbejdstilladelse. i medarbejderens personaledatabase.
Lønningsliste
En anden primær bestanddel af en personaledokument vedrører lønningslisten. En arbejdsgiver skal opretholde en up-to-date føderal W-4 skatteformular. Sammen med W-4-formularen kan en personaledokument også indeholde tidsskemaer for de lønperioder, hvor medarbejderen arbejder. Hvis medarbejderen har penge, der er lovligt garneret fra hans løn, skal retten eller en kopi af bestemmelsen ligeledes være i personalebladet.
Performance Information
Præstationsvurderinger er en anden integreret del af en medarbejderpersonalfil. Disse kan omfatte kopier af medarbejderens faglige mål og præstationsvurderinger skrevet af medarbejderens vejleder eller leder. Hvis det er relevant, indeholder medarbejderfilen også eventuelle påstande eller advarsler, som medarbejderen modtager i sin tid hos virksomheden.
Stat Skatteoplysninger
Hvis staten, hvor du driver din virksomhed, har statsskatter, skal du opretholde en W-4-formular for kildeskat. I lighed med den føderale W-4-skatformular skal statsformularen holdes ajourført og opretholdes i medarbejderpersonalfilen som en sikkerhedskopi for korrekte fradrag fra medarbejderens lønseddel og i tilfælde af en revision fra IRS eller statslige skatteagentur.
