Dit faktureringssystem kan være lige så rudimentært som en pen og storbog eller så avanceret som en computer og et program, der er designet til at klare alt fra at beregne afgifter til udsendelse af udsagn. Sofistikering til side har de grundlæggende faktureringskoncepter ikke ændret sig siden bibelske tider. Der er stadig en tjenesteudbyder, en servicebruger og det gebyr, der binder forholdet.
Fakturering starter med mennesker
Dit personale bygger en profil for hver kunde som det første skridt i at designe et faktureringssystem individuel for din virksomhed. Datapersonale indsamler navne, faktureringsadresser og vilkår, hvoraf dine gebyrer opkræves. Hvis en tredjepart som et forsikringsselskab er involveret, er disse oplysninger også sikret. Kunder kan bede dig om at fakturere dem direkte eller placere afgifter på et kreditkort.
Dataindgang og verifikation
Oplysninger fra kunderne indføres i et softwareprogram eller optages manuelt i en storbog. Verifikation af kredit score og forsikringsselskab dækning kan udføres via telefon eller hjemmeside adgang. Dine medarbejdere må muligvis få adgang til følsomme oplysninger som kredit score for at opbygge en komplet profil for dit faktureringssystem, da nogle kunder måske ønsker at betale deres gæld i rater.
Kodningskonti
Uanset om din virksomhedsregning er en tjeneste (en konsultation) eller et utal af tjenester (konsultation, laboratorieafgifter, materialer og lignende), er det vigtigt at oprette et kodningssystem for at kategorisere hver tjeneste og produkt for at spore penge. For eksempel kan en tandlæge blive faktureret til rengøring, men gebyret, hvis tandlægen udfører proceduren i stedet for hygiejnen, er ikke den samme, så to koder bruges til faktureringsformål. En kode kan betyde en guldkrone, mens en anden repræsenterer den mindre dyre porcelæn cap. Koderne har dobbelt funktion, så du kan spore omkostninger og kategorier, så du altid ved, hvordan tid og ressourcer bruges.
Regninger udstedes
Du har et par måder at oprette dit faktureringssystem dating på. Nogle virksomhedsejere regninger hver kunde på samme dag hver måned. Hvis du ikke bruger en computer til at håndtere dette job, er det muligt at følge efterfølgen. Alternativt kan dit elektroniske faktureringssystem tillade dig at sortere kunder efter "servicedato". En 10 juli-tjeneste genererer for eksempel automatisk en erklæring den 10. august ved hjælp af standard 30-dages faktureringscykler. Dit cash flow kan bedre tjent ved at udsende udsagn inden for dage efter en tjeneste, der udføres. Du kan bruge både snail mail og elektronisk fakturering til at fakturere kunder.
Fakturaer spores
Flagge konti, når forfaldsdatoer er kommet og gået, er en vigtig del af hver virksomheds faktureringssystem. Betalingspåmindelser koordineret med vedhæftelsen af "forfaldne" gebyrer er en anden fordel for at opretholde et computerbaseret faktureringssystem. Alternativt kan medlemmer af dit regnskabspersonale bruge et "hot file" -system med en rulleliste over forfaldsdatoer, der kræver telefonopkald, der minder kunderne om at betale fakturaer, når en forfaldsdato er bestået.
Samlingstjenester, revisioner og mellemmedlemmer
Du foretrækker måske at håndtere dine egne samlingstjenester i stedet for at bruge et eksternt bureau til at overvåge manglende betaling. Periodisk selvrevisionspraksis rammer mange typer af uregelmæssigheder i faktureringssystemet. Du kan også tilknytte et clearinghouse, der er oprettet for at tage sig af alle aspekter af dit faktureringssystem, fra kundekreditkontrol til udstedelse af regninger. Disse tjenester er ikke billige, men hvis du foretrækker at opdrætte fakturering, kan afregningen være bekostelig.
