Hvis du er en taler, konsulent eller lærer, kan seminarer være din virksomhed. Hvis du er en anden virksomhedsejer, kan seminarer være en af de bedste metoder til at markedsføre din virksomhed. Uanset dine grunde til at arrangere et seminar skal de samme grundlæggende trin følges for at skabe en begivenhed, der løber glat og imponerer dine deltagere.
Vælg dit emne. Hvis du er konsulent eller højttaler, er det sandsynligt, at du er blevet bedt om at tale med en gruppe om et bestemt emne. Hvis du er en virksomhedsejer, der organiserer et seminar for at fremme din virksomhed, skal du vælge et emne, der appellerer til din målkund. For eksempel kan en advokat organisere et gratis seminar for offentligheden om ejendomsplanlægning.
Vælg dit sted. Prøv at estimere antallet af deltagere, du har, og vælg et sted, der vil have rigelig plads til alle at sidde komfortabelt. Du skal også tage hensyn til prisen, når du vælger et sted. Nogle steder kan have værelsesleje på flere hundrede eller endda tusindvis af dollars, mens andre er meget mere rimelige. Hoteller har ofte banketværelser, hvor virksomheder ofte holder konventioner, så det kan være et godt sted at starte i din søgning efter en placering.
Opret og mail invitationer. Afhængigt af størrelsen og formaliteten af din begivenhed kan dine invitationer spænde fra et enkelt dokument oprettet i Microsoft Word til et fancy design skabt af en professionel designer. Send dine invitationer flere uger i forvejen for at give deltagerne tid til at planlægge at deltage. Du må ikke sende invitationerne hidtil i forvejen, så de kan glemme, inden den faktiske seminardato ankommer. Du kan også sende dine invitationer, men husk at de kan ende i flere modtagers spammapper.
Bestem, om du vil tilbyde frokost eller lette forfriskninger. Hvis dit seminar løber i flere timer, er det godt at få lette forfriskninger til rådighed. Hvis dit seminar begynder tidligt om morgenen eller løber over frokosttiden, anbefales frokost. Nogle steder har krav om, at du udnytter deres internt cateringfirma, når du holder en begivenhed på anlægget. Vær sikker på at du kender reglerne i din kontrakt, før du bestiller forfriskninger.
Lav dine præsentationsmaterialer. Lav kopier af uddelinger, eller få dem udskrevet på en professionel printer. Du vil sandsynligvis gerne oprette en PowerPoint-præsentation, så du har en visuel reference, når du eller din højttaler præsenterer materiale. Du kan nemt lave en uddeling til dine deltagere ved at vælge "uddelinger" under udskriftsindstillinger. Sørg for at du vælger tre pr. Side, og dine deltagere vil kunne tage noter direkte på deres uddelinger.
Et par dage før arrangementet afslutter du antallet af deltagere baseret på dine RSVP'er. Hvis du vælger, kan du ringe til andre personer, som du har inviteret til at minde dem om din begivenhed og give dem en sidste chance for at registrere. Efterlad en besked til enhver, du ikke når, hvis det er muligt, og instruer dem til at ringe til dig så hurtigt som muligt, hvis de planlægger at deltage.
Opret et tilmeldingsark og navnemærkater. Det er rart for seminardeltagere at kunne møde andre mennesker og straks se deres navn og hvor de er fra. Det fjerner nogle af de ubehagelige følelser, folk har, når de introducerer sig til nye mennesker. Et tilmeldingsark vil vise sig nyttigt, hvis du planlægger at tilbyde nogen form for videreuddannelsespoint til dine deltagere, eller hvis du blot ønsker at holde kontakten med dine deltagere efter seminaret. Du kan bede om deres navne, adresser, telefonnumre og e-mail-adresser. Det er klogt at tilbyde en kasse, de kan kontrollere, om de ikke ønsker at modtage yderligere kommunikation fra dig.
Opret pakker til hver bordindstilling. Du vil muligvis inkludere brochurer og andet reklamemateriale om din virksomhed. Du vil også gerne give noget til dine deltagere at skrive på og en pen til at skrive med. Hvis du ikke har disse varer med din virksomhedslogo på, kan det sted, hvor du holder din begivenhed, have penne og puder, som de gerne vil give.
Bekræft detaljer med din kontaktperson på dit sted et par dage før din begivenhed. Du bør også bekræfte en endelig head count med din caterer, hvis du har mad tilgodeses. Sørg for at lade din cateringfirma vide, om du har brug for dem til at levere papirprodukter, såsom tallerkener, servietter eller kopper. Gør nogen betalingsordninger nødvendige. Nogle steder og cateringfirmaer kræver forudbetaling, mens andre er glade for at samle penge på dagen for din begivenhed.
Opsæt dit sted dagen før eller morgenen af din begivenhed. Du vil gerne være sikker på, at dit lokalsamfund har rummet oprettet som du spurgte. Du vil også gerne placere dine pakker og andre materialer på hvert sted, inden dine gæster ankommer. Gå rundt i lokalet og sørg for, at alle får en klar visning af dig eller din højttaler på forsiden af rummet.
Planlæg dig selv eller en repræsentant fra din virksomhed for at være til stede, når de første gæster begynder at ankomme dagen for din begivenhed. Du vil gerne hilse på folk og lede dem til indloggningsarket, lokaliteterne af toiletter og forfriskninger.
Tips
-
Forsøg at forblive så organiseret som muligt, når du planlægger dit seminar. Små detaljer kan være tilbøjelige til at overvælde dig, og jo mere organiseret du leder op til arrangementet, jo mere glat vil det løbe på den store dag.
Advarsel
Du vil altid have nogle deltagere, der har reserveret plads på dit seminar, som ikke vises dagen for arrangementet. Der opstår nødsituationer, eller der opstår andre problemer, der forhindrer nogle mennesker i at komme. Lad det ikke forstyrre dig. Chancerne er, at der vil være en eller to personer, der vises i sidste øjeblik og spørger, om de stadig kan deltage.
