Sådan skriver du en kommunikationsprojektplan

Når din virksomhed eller organisation har vigtige oplysninger til at kommunikere og dine sædvanlige kanaler er utilstrækkelige, planlæg et taktisk kommunikationsprojekt, der er tilpasset indhold og omstændigheder. Meddelelser, der nyder godt af brugerdefinerede planer, er typisk signifikante engangsmæssige, ikke-rutinemæssige begivenheder, såsom en ændring i ledende lederskab, ansættelsesplaner og afskedigelser, ændring i medarbejderfordele og flytning af virksomhedsfaciliteter. De involverer ofte eksterne og interne publikum. At lave en taktisk kommunikationsprojektplan hjælper med at sikre, at du overvejer centrale spørgsmål: Hvem skal høre, hvem, hvem ved hvilken betyder, hvornår og i hvilken retning? En plan identificerer også opgaver, ansvar og tidslinjer --- udjævning af projektledelsens job.

Afklare og bekræft, inden du planlægger. Identificer projektets "ejer" --- normalt den person, der tildeler det --- hvem vil rådgive og godkende din plan. Med den pågældende projektejeren: - Bekræft indholdet af annonceringsindhold, ønsket timing og fortrolighedskrav. Bekræft, om der foreligger usædvanlige følsomheder eller omstændigheder, såsom krav til juridisk eller medlemskabsrapportering. --Affekter hvordan projektet passer som taktik i overordnede PR og kommunikationsstrategier. --Agree på kilder til mere detaljerede oplysninger og input du vil have brug for for eksempel din virksomheds menneskelige ressourcer manager eller executive søgen udvalgsstyret. - Identificer godkendelses- og rapporteringskrav til dit projekt. Enig, om du vil administrere projektet uformelt eller strukturere et projektteam. - Identificere godkendelseskrav for arbejdsprodukter, der følger af planen, for eksempel gennemgang af juridiske, menneskelige ressourcer og finansieringsdesignere eller af specifikke ledere. - Opret parametre for nødvendige ressourcer, såsom budgetforventninger og brug af eksterne organer.

Krystallisere formål og formål. Formålet er, hvad du vil gøre ske, typisk begynder med "Til …" Mål begynder typisk med handlingsord - de er det, du vil gøre ved, når de angives som processer eller ønskede resultater. I det lys er målet om at gøre din meddelelse på en bestemt dato et mål. Formålet kan være at "opfylde interessenternes behov og præferencer for rettidig og faktisk information om (emne) på en måde, der bekræfter virksomhedens image og værdier." Forbind dette formål tilbage til overordnet PR og kommunikationsstrategi.

Profil interessenter og publikum. Strategisk planlægning har sandsynligvis identificeret kommunikationsmål i brede streger. Til dit taktiske projekt skærp fokus. Interessenter er grupper eller enkeltpersoner, der vil blive påvirket af de specifikke oplysninger, du har til hensigt at give og dermed er vigtige målgrupper. Tilføj til listen andre målgrupper, som du vil oprette, ændre eller bekræfte opfattelser på. Brug et bord eller regneark med følgende kolonneoverskrifter for at opsummere din analyse af: --Audience Segment. Giv hver et navn og, hvis det er nødvendigt, fodnote, hvilke komponenter der er inkluderet. Delsegment en gruppe, hvis kommunikationsbehov vil variere inden for gruppen. Eksempel: Alle medarbejdere, medarbejdere i den berørte afdeling, vejledere. Spørg: "Hvem skal eller gerne vide om dette --- og hvorfor?" For eksempel overveje centrale kunder, egenkapitalejere, offentligheden, kolleger i din branche, politiske organer og vigtige leverandører. Vælg om nyhedsmedieforretninger skal være målrettede segmenter eller i stedet blive ansat som kanaler for at nå segmenter som offentligheden og erhvervslivet. --Need / Message. Selvom bevidsthed og forståelse er mål for alle målgrupper, kan nogle have særlige behov. Medarbejdere vil måske gerne vide, hvordan de vil blive påvirket af et kontor, der lukker for eksempel eller foreningens medlemmer, den proces, hvormed en afskedigende leder vil blive lykkedes. Bestyrelsesmedlemmer, ledere, vejledere og kontoforvaltere er blandt dem, der ikke kun har brug for nyhederne, men din plan for at kommunikere den, især hvis de skal spille en rolle. Identificer nøglebudskaber for hvert segment. --Key Communicator. Hvem ville hvert segment forvente eller lide at høre dine nyheder? Identificer talsmand for at være "ansigtet" af kommunikationen til hver gruppe --- hvem vil blive citeret i en pressemeddelelse, for eksempel eller lede en konference med medarbejdere. Selvom erhvervslivet kan forvente at høre fra den administrerende direktør, kan medarbejderne helst foretrække at blive informeret af deres ledere og nøglekunder af deres kontoadministratorer.

Planlæg kaskadesekvens og kanaler. Hvis du nogensinde har været forbløffet ved at lære først af en avis om store ændringer, som din virksomhed planlægger, forstår du princippet om "ingen overraskelser" og vigtigheden af cascading information for at sikre, at ingen overraskelser opstår. På et midlertidigt arbejdsbord eller regneark skal du angive dine målgrupper i den rækkefølge, de bliver informeret om, og arbejder tilbage fra den dato og klokkeslæt, hvor dine oplysninger skal være mest almindeligt kendt (ofte tidspunktet for en generel pressemeddelelse). Selv om nogle distributioner kan være samtidige, skal du overveje, om nogle segmenter skal have forudgående meddelelse om, hvilke meddelelser der skal komme. Eksempelvis kan tilsynsmyndighederne have brug for tid til at forberede sig på medarbejderspørgsmål, og bestyrelsesmedlemmer kan med glæde hilse på meddelelse om forestående avisartikler. I kolonnen ved siden af hvert segment skal du identificere den kanal (er), gennem hvilken kommunikation vil blive foretaget. Kanaler er informationsdistributionsmetoder, der typisk involverer begivenheder og skriftligt indhold. Eksempler: - For ledelsesteam, bestyrelsesmedlemmer, nøgleafdelingsleder og tilsynsførende --- forhåndsmeddelelser via e-mail. - For medarbejdere --- Forsend email besked, afdelingsmøder, videokonference, hjemmeside indhold. - For nøglebestanddele --- forhåndsmeddelelse pr. Fax og email, livepræsentation. - For den brede offentlighed --- distribution af den generelle pressemeddelelse, nyhedsmøde, hjemmeside indhold.

Identificer nødvendige collaterals. Collaterals er de materialer, der bruges til udførelse af din kommunikationsprojektplan --- dokumenter og audiovisuelle medier som billeder og optagelser. Kategoriser dem som: --Foundation collaterals, til brug med flere segmenter. Eksempler: pressemeddelelse, faktablad, Q & A, fotografier, webstedsindhold. --Segmentkollateraler, de meddelelser, der går til specifikke målgrupper, der adresserer deres behov og præferencer og i "stemme" af deres foretrukne talsmand. Ofte er disse notater fra segmentets Key Communicator vedhæftede kopier af fondens collaterals ovenfor, især nyhedsbreve. "Jeg ville gerne fortælle, at vores firma annoncerer senere i eftermiddag nyhederne om at …" Disse collaterals kan også omfatte talepunkter, indholdsskitser eller AV'er til Key Communicators, som ledelsesteam og tilsynsførende. - Advisory collaterals, notater fra dig til andre forventes at deltage i projektet, appellerer dem til kommunikationsplanen og deres forventede roller i den. Vedhæft relevante kopier af fundament og segment collaterals. På et bord eller regneark skal du identificere følgende for hver sikkerhedsstillelse: Navn, Nøglekommunikator, Tildelt til, Udkast til forfaldsdato, Godkendelse (r), Påkrævet, Slutdato.

Bekræft den nødvendige support. Identificer hvilken støtte udrulningen af dit projekt vil kræve og bekræft dets tilgængelighed. Hvis der ikke findes nogen stående support, skal du bruge en tabel eller et regneark til at få detaljeret information om, hvordan du får support som f.eks. Følgende, identificere Support Item, Source og Cost: - Udarbejdelse af collaterals - Kompilering af distributionslister med kontaktoplysninger til dine målsegmenter --Kapacitet og ansvar for massetransmissioner som gruppemeddelelser --Arrangementer for gruppemøder, nyheder og andre tilhørende arrangementer.

Detaljeret projektudrulning. Brug en tabel eller et regneark til sekventiel liste og opret timing for hver aktivitet, du planlægger til din kommunikationsudrulning. Identificer hvem der vil gøre hvad og hvornår, og også de collaterals, der hver især vil bruge. Overvej disse kolonneoverskrifter: Nummer, Dato og Tid, Aktivitet, Collateraler, der skal bruges, Ansvarlige Personer og Status eller Noter. Planlæg at inkludere projektet Roll-Out Detail i de rådgivende collaterals, du giver til andre, der har en rolle i det, som ledelsesteam, vejledere og supportpersonale.

Planlæg projektopfølgning. Brug en tabel eller et regneark til at detaljere en sådan opfølgning som: --Post-meddelelse spørgsmål fra interessenter som medarbejdere og nyhedsmedier - Projekt evaluering, helt sandsynligt inklusiv succes gennemførelse af projekt og subjektive vurderinger af publikum svar

Lav et budget. Identificer forventede omkostninger i overensstemmelse med din organisations finansielle politikker. Det kan kun være nødvendigt at identificere dem, der ikke allerede er inkluderet i det eksisterende budget til generel kommunikationsstøtte.

Få din projektplan godkendt. Giv dit arbejde til projektets ejer for godkendelse, før du begynder at udføre og bede om forbedringsforslag. Forord dit forslagsdokument med et kort executive summary. Følg denne oversigt og inkorporere dine tabeller / regneark i stedet for detaljeret fortælling: - Udgående oversigt - Projekt Formål og mål - Interessenter og målgrupper (tabel eller regneark) - Kommunikation Roll-Out Detail (tabel eller regneark) - Collaterals (tabel eller regneark) --Følgende planer --Nedvendt support --Budget

Tips

Hvis fortrolighed tillader det, skal du rådføre dig med interessenter og publikum eller dem, der arbejder med dem, for bedre at forstå deres informationsbehov og interesser. Udover dine sædvanlige kommunikationskanaler, planlægge særlige begivenheder for ikke-rutinemæssige nyheder for at betegne sin "specialitet".