For de fleste er skuffelse en del af livet. Følelsen er så almindelig, at mange mennesker svelger følelserne uden klage, langsomt fodrer en voksende pulser af vrede. De kan gøre undskyldninger for den fornærmende part og fortælle sig selv "De gør det bedste, de kan." Det kan være sandt, men en lille konstruktiv kritik gør aldrig nogen skade. Virksomheder og andre enheder, der modtager skuffelser, erkender snart, at det er i deres bedste for at gøre plads til forbedringer. Som det siger siger: "Det knirkende hjul får fedtet."
Organiser dine fakta. Den person eller virksomhed, du skriver skuffelsen, kan ikke forbedre deres forretnings- eller personlige praksis, hvis du ikke klart forklarer, hvordan de har svigtet dig. Før du skriver brevet, få en liste over tilfælde, hvor du følte dig skuffet, organiseret i kronologisk rækkefølge. Hvis du har officiel dokumentation fra andre kilder, skal du også have dem praktiske, inden du begynder dit brev.
Skriv dine klager. Forklar tydeligt, hvad dine forventninger var, og hvordan de ikke var opfyldt. Brug dokumentation fra andre kilder, hvis det er nødvendigt.
Forklar hvordan klagerne har fået dig til at føle. Hvis du for eksempel skriver til en fastfood virksomhed om gentagne uhøflige kundeservice, skal du forklare, at det får dig til at føle, at hvis dine penge og beskyttelse ikke er værdsat i deres organisation.
Vær sød.Husk, at målet med dit brev er at hjælpe en person eller organisation med at forbedre, ikke nedbryde dem. Du peger simpelthen på måder, hvor du føler, at de kunne udføre bedre. Når du skriver et brev med skuffelse over for et firma, skal du huske at den person, der læser brevet, sandsynligvis ikke vil være den person, som du har klagen over. Vær ikke uhøflig eller ubehagelig; holde tonen i bogstavet slags, eller i det mindste professionelle.
Lav forslag til forbedringer. Nu da du har peget på problemet, hjælper du med at pege på dem mod løsninger.
Præsentere dine krav Hvis du føler, at du fortjener tilbagelevering til din oplevelse, er et skuffelsesbrev stedet at spørge. Uanset om du beder om en direkte tilbagebetaling eller en diskonteret eller gratis service i fremtiden, angiv at mødet dine krav vil gå langt hen imod at holde dig som kunde.
Indtast bogstavet. Professionel præsentation af din skuffelse vil lade modtageren vide, at du er seriøs.
Lav kopier af brevet. Hvis dit brev går tabt, bliver et spørgsmål om tvist eller bliver den første i en lang kæde af skuffelsesbreve, skal du have en kopi til dine optegnelser. Hvis du inkludere andre dokumenter med dit brev, skal du lave kopier af disse dokumenter og sende kopierne. Hold altid originale dokumenter til dig selv.
