En rapportens notat af transmissionssiden fungerer meget som et resume-brev. Tænk på det som din personlige tone for læseren. Skriv hvad du vil sige til modtageren, hvis du overleverede rapporten til ham personligt, men først samle dine tanker.
Før du skriver, er det vigtigt at bestemme, hvad du ønsker at sige. Identificer dit publikum og vurder deres specifikke behov og ønsker. Overvej disse punkter, når du udarbejder et notat af transmittal og resten af din rapport eller forslag.
Adress memo of transmittal ved hjælp af simpel memo formatering. Hvis din organisation har en memo skabelon, brug den. Hvis ikke, brug denne opsætning som udgangspunkt:
NOTAT
Til: Modtagerens navn og titel Fra: Dit navn og titel Dato: Dato, du tænder din rapport Emne: Rapportnavn
Skriv en åbningserklæring. "Her er den rapport du anmodede om …" for eksempel. Det behøver ikke at være lang. Et par enkle sætninger vil få jobbet gjort. Brug virksomhedsblokformatet til dette afsnit og resten af dit notat. Anbring et hårdt tilbagevenden eller tomt mellemrum mellem hvert afsnit, men ikke tab eller indrykning, før du starter et nyt afsnit.
Skriv et indledende afsnit. Beskriv omfanget af rapporten, præcis hvad den vil dække, og hvordan du har samlet dine oplysninger.
Skriv krop af notatet. Forklar, hvor nyttig rapporten er for læseren. Præsentér dine vigtigste konklusioner og fremhæve interessante fund eller kapitler af særlig interesse for dit publikum. Eventuelle oplysninger, der gør rapporten mere nyttig eller tilgængelig for din læser, kan medtages i dette afsnit. Du kan endda gerne lave forslag til yderligere forskning.
Skriv et afsluttende afsnit. Skriv en kort tak til din læser og anerkend enhver større hjælp du har modtaget fra kolleger. Ligeledes tilbyde at afklare eventuelle punkter eller gøre yderligere arbejde, hvis det er nødvendigt.
Kontroller dokumentet for stave- og grammatikfejl.
Få en kollega, du stoler på, korrekturlæse dit arbejde. Hendes friske øjne vil nul i forvirrende tale og skrivefelter.
Lav de nødvendige ændringer og indarbejd din forslag til korrekturlæseres forslag.
Indsæt dit udfyldte notat af transmittal i resten af din rapport. Placer det lige inden indholdsfortegnelsen og efter rapportens titelside.
Tips
-
Skriv notatet af transmittal og andre præfatoriske dele af din rapport sidst, da de henviser tilbage til resten af dokumentet.
Advarsel
Memoer af transmittal bruges kun til interne dokumenter. Hvis din rapport er beregnet til et eksternt publikum, som en potentiel kunde, skal du i stedet skrive et transmissionsbrev. Oplysningerne vil være de samme, men brug forretningsbrev formatering til at adressere dit dokument.
