At vide, hvornår man skal skrive et formelt forretningsbrev versus en forretningsmail, kan nemt komme til folk, der er komfortable med at formidle budskaber i forskellige formater. Der er dog flere faktorer at overveje, når du vælger mediet. Faktorer såsom ekspedience, formalitet, fortrolighed og endog adressatens rang eller status bør overvejes, når du træffer beslutning om at skrive.
Primær forskel
Den første ting, der skelner mellem et forretningsbrev fra en virksomheds e-mail, er, at et brev generelt anses for at være en kopi, og forretningsmailen er en blød kopi - en elektronisk besked. Når du har lavet et forretningsbrev, udskriver du det, forsegler det i en konvolut, anbringer porto og bruger en tjeneste som den amerikanske posttjeneste eller et overnatningsfirma til at sende brevet til modtageren. En forretningsmail er derimod også sammensat som regel ved hjælp af en computer eller elektronisk måde, men den sendes elektronisk til modtageren om få sekunder.
Leveringstidspunkt
Den nærmeste en forretningsbrev vil normalt ankomme er dagen efter, at du sender den via sneglepost eller en leveringstjeneste som FedEx. Hvis du har brug for brevet til at ankomme tidligere, kan du ansætte en kurér til samme dag levering. Du vil pådrage sig en pris med enten mulighed - enten et frimærke eller et gebyr. Hvis du vil have en hurtigmeddelelse til at ankomme med det samme, er din bedste mulighed at sende en forretnings email. En firewall er kun en lille hindring, der kan forsinke levering, men selv da er forsinkelsen praktisk taget uoverensstemmende.
Indholdet af Business Communication
Hvis du skriver en formel kommunikation, er det sandsynligt, at du vil formidle din besked i en forretningsskrivelse. For eksempel, hvis du skriver om et kontraktligt problem, er det klogt at have en kopi af din korrespondance. Ulempen ved dette er, at stykker papir kan gå tabt, og en forretnings email kan forblive i en elektronisk mappe for evigt. En virksomheds e-mail kan formidle den samme besked, men hvis det er et alvorligt spørgsmål, er forretningsmail ofte set som mindre formel end et forretnings brev. Hvis din kommunikation kræver en blæk signatur, kan du selvfølgelig ikke underskrive en virksomheds email i blæk. Du kan dog pålægge en elektronisk eller digital signatur til en e-mail-besked.
Brev versus Email Format
Ifølge Northern Michigan University Writing Center er det almindeligt anvendte format for forretningsbrev blokblok. Hvert afsnit af brevet er flush med venstre margen i den traditionelle blok stil. En ændret blok positionerer den afsluttende hilsen og signaturen i den nederste midtersektion af brevet; halvblokformat betyder, at stykkerne er indrykket. Hvis du skriver en forretningsmail, er det nemt at replikere det traditionelle blokformat ved at indtaste din hilsen, krop og lukke hilsen med venstre margen, fordi hvis du vælger overordnede punkter og lukkende salutationer, kan formatet se ud underligt, afhængigt af på størrelsen på skærmen eller skærmen, hvorfra modtageren læser kommunikationen.
Opretholdelse af fortrolighed
Du kan bruge et vandmærke på et bogstav for at angive "Fortroligt", eller du kan markere forretningsmailen Fortrolig ved at klikke på en af de muligheder, som dit emailprogram giver. Hverken et forretningsbrev eller en virksomheds e-mail kan garantere absolut fortrolighed, fordi modtageren kan kopiere brevet eller blot videresende e-mailen til en person, der ikke havde adgang til den oprindelige meddelelse. I begge tilfælde skal du stole på modtagerens integritet for at opretholde fortroligheden af din korrespondance.
Status kan gøre en forskel
En vejleder, der skriver til en direkte rapport, vil sandsynligvis bruge e-mail til at kommunikere en uformel besked, som f.eks. Meddelelse om, at hun vil være ude af kontoret. Hun behøver ikke give hendes personale et formelt brev til sådan rutinemæssig korrespondance. På den anden side, hvis hun kommunikerer et politikdirektiv eller udsteder en kommendation eller disciplinær handling, kan en kopi være det foretrukne format, og det er, hvis virksomheden vedligeholder papiroptegnelser. I tilfælde af papirløse kontorer er en forretningsmail den nødvendige form for kommunikation, uanset emnet. I en anden instans åbner et håndleveret forretningsbrev dør for en kort samtale (hvis det ønskes) om årsagerne til, at hun opsiger, fordi brevet ikke indeholder sådanne oplysninger, hvis en direkte rapport skriver til sin vejleder.
