Eneste kildejustering (SSJ) er et krav hos de fleste institutioner, hvor indkøb af varer (forsyninger, udstyr, tjenester mv.) Over en bestemt monetær tærskel kræver en multifaktorisk forklaring på, hvorfor de nævnte varer kun kan komme fra en kilde. Mange finder skrivningen af SSJs besværlige og forstår ikke hvorfor forklaringen på, at dette er det emne, de ønsker at købe, er begrundelse nok. Indkøbsafdelingen skal dog have gyldige grunde til, hvorfor disse genstande ikke kan købes gennem en fuld og åben konkurrence, hvor enhver kompetent sælger kan byde på kontrakten. Mens de fleste institutioner har deres egne skabeloner til at anmode om en passende SSJ, beskriver denne artikel de grundlæggende trin, der ervervet for at underbygge alle sådanne indkøbsrekvisitioner.
Titel tekstbehandlingsdokumentet som en eneste kilde Begrundelse for det specifikke indkøbsordrenummer, hvis det er relevant, og noter eventuelle institutionelle politiknumre på, hvorfor en eneste kilde er nødvendig for denne rekviration.
Beskriv de særlige anvendelser af varen. Angiv specifikt, hvad varen skal være til og hvad den vil gøre. Indsæt her eventuelle projektnumre og titler, som det pågældende materiale vil støtte.
Angiv artiklens kendetegn og hvorfor det er den eneste der opfylder kravene. Dette kan omfatte at være en tilføjelse til et eksisterende system eller udskiftning af et eksisterende system. Ophavsret og varemærker kan være gældende her afhængigt af situationen.
Forklar, hvad der ville ske, hvis en anden, ulige ting blev indkøbt i stedet. Inkluder eventuelle træningsforsinkelser, ændring af standardoperationsprocedurer mv., Der ville koste institutionens tid, midler og overordnede gennemførelse af projekter.
Skitsere det udførte arbejde for at bestemme, hvilke andre lignende genstande der tilbydes fra andre leverandører, og hvorfor disse elementer ikke opfylder kravene i de foregående trin. Dette kan muligvis være eksplicit at medtage: firmanavne, kontaktoplysninger og i nogle tilfælde gyldige citater.
Medtag navn, titel og kontaktoplysninger for den primære kontakt for SSJ (dette behøver ikke at være den person der skrev det) og inkludere en kopi sammen med ordren.
Tips
-
Følg altid den foreslåede institutionelle skabelon for en SSJ, hvis en er tilgængelig, da dette er mest sikker på, at man kan få en godkendt. Tal med andre, der har skrevet SSJ'er og beder om at se deres eksempler på succesfulde indlæg. Ligeledes, når du har en succesfuld indsendelse, skal du holde dette dokument på et sikkert sted og basere alle fremtidige på det. Det er selvfølgelig vigtigt at give så mange oplysninger som muligt om de rekvirerede varer; jo mindre tid, som indkøb skal bruge, kommer tilbage til og stiller spørgsmål til SSJ's ophavsmand, jo mindre tid vil det tage at få varerne.
Advarsel
Købsprocessen bliver strengere overalt, og SSJ'erne bliver mere komplicerede og byrdefulde. Tag denne proces alvorligt og vis respekt for procedurerne og håbet om det bedste.
