Tekst produceret på kontoret plejede at komme kun fra omhyggeligt penmanskab eller hurtig indtastning. Dette krævede meget omhu i oprettelsen af et dokument og meget tid, hvor der var behov for korrektioner. I dag er businesstekst let at ændre og hurtig at producere på grund af tekstbehandlingssoftware og computere, som begge er almindelige arbejdsredskaber.
Beskrivelse
Et tekstbehandlingsdokument er et tekstbaseret dokument, der ligner det samme, om det vises på en computerskærm eller udskrives i en kopi. Fordi du opretter disse manuskripter ved hjælp af computersoftware, kan du hurtigt indtaste tekst og interaktivt ændre det generelle layout eller ordudseende.
Software
Den mest almindelige tekstbehandlingssoftware er Word, som er en del af den større Microsoft Office Suite. Den største ulempe er den høje pris, selvom andre kommercielle konkurrenter som Corel WordPerfect eksisterer. Andre gratis alternativer omfatter de internetbaserede Google Docs og open source-programmet OpenOffice Writer, som begge kan åbne og manipulere Word-filer. Bemærk, at Word ofte bruger doc og docx blandt mange understøttede filtypenavne.
styles
Ordbehandlingsdokumenter bruger generelt stilarter, som styrker sammenhængen mellem forskellige elementer i et langt manuskript. Du kan f.eks. Definere en overskriftsstil, der skal vises med en bestemt skrifttype, farve og størrelse. Du kan derefter anvende denne stil alle titlerne på dokumentet. Hvis du beslutter dig for at ændre udseendet af overskrifterne, f.eks. Ved at øge skrifttypestørrelsen, behøver du ikke at ændre hver titel individuelt. I stedet skal du justere header-stilen, og al den tekst, som stilen anvendes på, ændres også automatisk.
Referencer
Referencer ændrer tekst automatisk afhængigt af omstændighederne. Du kan f.eks. Generere en indholdsfortegnelse og indeksere med sidetal. Hvis du tilfældigvis ændrer antallet af sider, behøver du ikke at tilpasse sidehenvisningerne individuelt. I stedet justerer disse tal automatisk, når du udskriver dokumentet.
Overdragelse
Et tekstbehandlingsdokument kan nemt udveksle information med andre typer software. For eksempel, i stedet for omhyggeligt at omdøbe et budgettet cirkeldiagram, ændres hver gang procentsatser, kan du importere diagrammet fra et regnearksprogram. Ved at ændre nummeret på regnearket justerer du automatisk diagrammet i dokumentet. Ligeledes, hvis manuskriptet indeholder oplysninger som navne og adresser, som du gerne vil bruge i et separat program, kan du nemt eksportere disse data til videre behandling.
