Lønningsprocesser er en multidimensionel opgave, som en arbejdsgiver skal udføre. Arbejdsgiveren skal overholde De Forenede Nationers arbejdsministeriets løn- og timestandarder og Internal Revenue Service's lønningsafgiftsbestemmelser. Derudover skal den opfylde sine statslige lønkravskrav. At have en lønliste behandling checkliste hjælper med at sikre overholdelse.
Lønbehandling
Tjeklisten skal indeholde lønbehandlingsopgaverne for hver betalingsperiode. Dette omfatter alle de trin, der er nødvendige for at behandle lønninger fra start til slut. Hvis der er flere lønperioder, som hver anden uge og halvårlig, skal du udarbejde separate tjeklister for hver betalingscyklus for at undgå forvirring. For eksempel, hvis alle timepersonale udbetales hver anden uge, og alle lønmodtagere betales halv time, ville der være behov for separate checklister, da begge løngrupper behandles forskelligt.
Løbeforarbejdningstjeklisten kan indeholde trin til bekræftelse af tidskortindlæg, tidskortberegning og indtastning af lønningstimer i systemet. Det bør omfatte et skridt for at sikre, at lønmodtagere får deres faste løn for lønperioden. Derudover bør det omfatte ændringer i medarbejderens lønningsdata, såsom adresse- og fradragsændringer, betalingsjusteringer, såsom lønforhøjelser og ugyldighedscheck samt ny ansættelses- og afslutningsbehandling. Det kan også omfatte behandling af supplerende løn, såsom overarbejde, fratrædelse, bonusser og provisioner.
Fradragsbehandling
Lønningsfradrag omfatter lovpligtige / ufrivillige fradrag. Sidstnævnte betyder, at fradraget er juridisk bindende. Lovpligtige fradrag omfatter føderal indkomstskat, social sikring skat og Medicare skat, og i de fleste tilfælde, staten indkomstskat. Arbejdsgiveren er ansvarlig for at tilbageholde disse skatter fra medarbejdernes lønsedler. Desuden er det ansvarlig for sin del af lønningsskatten. Checklisten skal indeholde de krævede lovbestemte fradrag. Lovpligtige fradrag omfatter også lønforhøjelser og børnebidragsordrer. Medtag dem på tjeklisten, hvis det er relevant.
Frivillige fradrag er de, som virksomheden tilbyder, såsom pension og sundhedsydelser, livs- og invalideforsikring, velgørende bidrag, parkeringsafgifter, faglige afgifter og tilbagebetaling af lån. Checklisten behøver ikke at liste hver frivillig fradragstype, men det bør omfatte kontrol af frivillige fradrag. Når lønmodtageren er bekendt med lønnen, er det let at vide, hvilke fradrag der påvirker hvilke medarbejdere.
Pay Generation
Tjeklisten skal have trin til udskrivning af lønsedler og betalingstubs og generering af den direkte indbetalingsfil. Medtag et skridt til udskrivning af en forbehandlingsrapport, som gør det muligt for lønrepræsentanten at dobbeltsjekke - og om nødvendigt justere - lønsedlen før udskrivning af lønsedler og før generering af den direkte indbetalingsfil. Hvis lønloven skal videresendes til en bestemt person efter lønbehandling, skal du også angive dette på tjeklisten.
Efterbehandling
Når lønningen er behandlet, skal de relevante data indleveres for at sikre overholdelsen af overholdelse af arkiver. Tjeklisten skal angive de forskellige lønsedlerapporter, der skal arkiveres. Derudover bør den indeholde de nødvendige rapporter for relaterede afdelinger, såsom regnskab eller finansiering og menneskelige ressourcer. Hvis der kræves yderligere interaktion med disse eller andre afdelinger, skal du inkludere det på tjeklisten. For eksempel, hvis et udenforskat selskab håndterer virksomhedens lønningsskat anliggender, bør tjeklisten indeholde, hvordan man videresender lønningsafgiftsfiler til skatteselskabet.
