Det er vigtigt at afstemme kontantudbetalinger til din virksomhed, at kontanterne er tilstrækkeligt kategoriseret. Kontanter er naturligvis mønter og valuta, men det betragtes også som penge på bankkonti, indskudsbeviser, checks modtaget og skrevet, postanvisninger og endda IOU'er. Når du udbetaler kontanter, skal det afstemmes - eller klassificeres - på din balance. En afstemning sammenligner i grunden mængden af kontanter på kontoudskriften med det beløb, du viser på din storbog eller mængden af salg i en dag med mængden af kontanter ved hånden.
Afstemning af bankerklæring
Optag alle dine kontantudbetalinger samt dine kontante kvitteringer på din storbog. Medtag datoen for hver udbetaling og kvittering, så når du afstemmer med din kontoudskrift, matcher elementerne. Skriv ned tjeknumre eller andre bemærkelsesværdige oplysninger efter behov.
Gå over din hovedbog og sørg for alt er korrekt og opdateret. Dine seneste betalinger skal afspejles som negative tal og trækkes fra det beløb, du har vist at have til rådighed.
Se på din seneste kontoudskrift. Sammenlign hver debit - kontant udbetaling - på erklæringen med hver enkelt noteret på din storbog. Bemærk også alle dine indskud.
Skriv ned eventuelle udbetalinger, der mangler i din kontoudskrift, der vises på din hovedbog. Disse er elementer, der enten ikke har ryddet eller ikke har udstedt kontoutskriften i tide til afstemningen.
Tilføj mængden af elementer, der mangler i din kontoudskrift.
Træk din generelle hovedbalance fra din kontoudskrift saldo. Hvis de ikke er det samme tal, skal du finde ud af, hvor forskellen ligger. Hvis der mangler udbetalinger fra din kontoudskrift, der står på din hovedbog, er det sandsynligt, at forskellen er det tal.
Sørg for at tilføje eventuelle bankgebyrer og andre gebyrer, som du ikke oprindeligt inkluderede, og tilføj dem til din generelle hovedbog.
Salgsafstemning
Tilføj dine kasseapparat kvitteringer eller salg for dagen.
Tilføj alle dine kontanter, checks og kreditkortkvitteringer ved hånden.
Regnskab for eventuelle småkasseudbetalinger foretaget i løbet af dagen med noteringer eller kvitteringer. Hvis du for eksempel købte varer i dagligvarebutikken til din restaurant med små penge, skal du beholde kvitteringen for at afstemme, hvor pengene gik i slutningen af dagen.
Sammenlign kontanter, checks og kreditkortkvitteringer fra salgsbeløbet angivet af kasseapparatet og tilføj størrelsen af eventuelle udbetalinger. Disse to tal skal være ens. Hvis de ikke er det, skal du finde ud af, hvor den manglende mængde penge gik.
Indbetaler kontanter, der ikke er nødvendige for småkasser eller ændres efter at kvitteringerne og afstemningerne er afstemt.
