Enhver transaktion, der involverer selskabsmidler, uanset dens natur, skal redegøres for for at holde bøgerne afbalancerede og alle konti up-to-date. Dette inkluderer autoriserede tilbagetrækninger fra firmaets tegningskonti til personlig brug. Den vigtigste metode til at markere sådanne kontotransaktioner er gennem hovedbogen, en bog, der indeholder en post fra hver transaktion, der finder sted i virksomheden i kronologisk rækkefølge, som de forekommer. En personlig indbetaling af kontanter er simpel: Bekræft kontantoptagelsen og juster kontosaldoen i overensstemmelse hermed.
Angiv datoen for kontantoptagelsen på den første klare linje efter den sidste post i din dagbog under kolonnen "Dato".
Skriv navnet på den person, der foretager tilbagetrækningen, og skriv derefter transaktionen som "Tegning" i rummet ved siden af datoen i kolonnen "Beskrivelse".
Indtast tjeknummeret for den check, der bruges til at forlænge udtagsbeløbet i kolonnen "Reference" til højre for beskrivelseskolonnen. Hvis pengene er taget i egentlig kontante formular, er der ikke noget checknummer.
Angiv tilbagetrækningsbeløbet i kolonnen "Debit" i journalen for at vise, at det er en stigning i tegningskontoen for indbetalingskassen. For eksempel er den person, der gør tilbagetrækningen, ejeren hedder Lou Peters. De personlige tilbagekøb spores nemt ved at oprette en konto kaldet "Lou Peters - Tegning." Ved at hæve $ 1.000 til personlig brug stiger tegningskontoen $ 1.000 fordi virksomhedens midler flyttes ind i det.
Flyt ned til den næste linje i journalen. Indsæt lidt i kolonnen "Beskrivelse" og skriv "kontanter" for at vise, at dette er en tilbagetrækning fra virksomhedens kontante konto. Alle tilbagetrækninger fra virksomheden til personlig brug kommer fra virksomhedens kontante konto uanset hvilken metode der er trukket tilbage. Selv hvis der udstedes en check for tilbagetrækningsbeløbet, skal du stadig regne med midlerne fra kontokontoen.
Skriv tilbagetrækningsbeløbet på kontantlinjen i kolonnen "Kredit", "der viser en sænkning af kontantkontoen i det pågældende beløb. Den $ 1.000 Peters tog kommer direkte fra de kontante reserver, som selskabet besidder, og dermed reducerer $ 1.000 de faktiske kontanter til rådighed.
