Mange virksomheder begrænser adgangen til visse bygninger eller dele af bygninger, som medarbejderne skal indtaste for at udføre deres job. Virksomheden kan udstede en nøgle til en medarbejder, som giver hende adgang til det begrænsede område. Inden udstedelsen af nøglen kan virksomheden kræve, at medarbejderen underskriver en nøgleindehaveraftale, som indeholder regler om korrekt brug af nøglen og sanktioner for ukorrekt anvendelse.
Ansvar
En nøgleindehaver kan indføre ansvar for beskadigede møbler og udstyr i det begrænsede område. Dette kan omfatte forsætlige handlinger, som f.eks. Medarbejderen ved hjælp af nøglen til at åbne en dør, så en uautoriseret person kan komme ind i bygningen og utilsigtede handlinger, som uforsigtigt forlader en dør åben, når medarbejderen forlader bygningen.
Duplikering
En nøgleindehaver aftale kan forbyde overlapning af nøglen af medarbejderen. Nogle nøgler omfatter deres egne adgangsbegrænsninger, såsom elektroniske nøgler, men en metalnøgle, der ikke indeholder andre sikkerhedsfunktioner, er relativt enkel og billig at duplikere. Ifølge University of Denver kan en arbejdsgiver beslutte at forfølge kriminelle anklager mod en medarbejder, der duplikerer en nøgle uden tilladelse.
Udskiftning
Hvis medarbejderen mister nøglen, kan nøglehaveraftalen angive, hvad medarbejderen skal gøre for at få en ny nøgle. Aftalen kan angive, at medarbejderen skal indberette en tabt nøgle inden for en bestemt tidsperiode, f.eks. En dag. Arbejdsgiveren kan opkræve en bøde, f.eks. $ 20, før den giver medarbejderen en ny nøgle. Arbejdsgiveren kan stadig opkræve denne bøde, selvom tabet ikke er medarbejderens skyld, fordi nogen stjal nøglen. Hvis bygningen er under stærkere sikkerhedsrestriktioner, kan arbejdsgiveren også nødt til at ændre låsen på bygningen, så medarbejderen må også betale for udskiftning af lås, hvilket kan være meget dyrere.
Vend tilbage
Nøgleindehaveraftalen indeholder vilkår, der kræver, at medarbejderen returnerer nøglen, hvis arbejdsgiveren anmoder om tilbagebetaling, fordi arbejdsgiveren ejer nøglen. Hvis virksomheden beslutter at opsige medarbejderen eller tildele ham at arbejde i en anden bygning, skal medarbejderen returnere nøglen til den person eller afdeling, som nøgleindehaverens aftale angiver. Hvis medarbejderen sender et centralt depositum, når virksomheden giver hende nøglen, modtager medarbejderen denne indbetaling tilbage, når hun returnerer nøglen. Hvis nøglehaveren ikke returnerer nøglen inden for den tidsperiode, som aftalen angiver, kan aftalen angive, at nøgleindehaveren skal betale nøgleudskiftningsgebyret og låsudskiftningsomkostningerne.
