Kreditbeholdninger er ofte nødvendige, når kunderne ikke betaler som aftalt. Holdet forhindrer kunden i at købe yderligere varer eller tjenester, indtil du modtager betaling. Brevet kræver imidlertid omhyggelig overvejelse, så det opfylder målet om at indsamle på kontoen, samtidig med at kunden holdes som kunde. Det er muligt, at nogle kunder forstyrret af et kontoudtogs brev kan tage deres forretning andetsteds. Derfor er andre muligheder for indsamling vigtige, før brevet sendes som en sidste udvej.
Gennemgå betalingshistorikken på kontoen. Bekræft, at kunden har modtaget adskillige betalingspåmindelser pr. Post og telefon.
Skriv brevet ved hjælp af en forståelse, men stærk tone, da du viser forståelse for kunden, mens du insisterer på betaling. I første afsnit takker kunden for at støtte din virksomhed og anerkende, at hårde økonomiske tider eller andre grunde kan medføre, at enhver kunde falder bag på en konto.
Annoncér kredit holdet med den første sætning i andet afsnit, så det står alene for vægt. Skriv det, "Jeg beklager dog, at vi skal suspendere din kredit straks på grund af manglende betaling." Eller brug forskellige ordlyd, der formidler den samme besked.
Detaljer balancen i tredje afsnit og fortæl præcis, hvad der skal ske for at løfte kredit hold. Angiv en betalingsfrist og fortæl kunden at tildelingen til en gældsindsamler er mulig.
Afslut brevet ved igen at takke kunden for sin loyalitet. Anbring dit direkte telefonnummer i brevet og bede kunden om at ringe for at diskutere betalingsordninger.
