Jobanalyse er en meget vigtig HR-funktion. Det indebærer at matche den rigtige kandidat til den rigtige position på det rigtige tidspunkt. Alle stillinger i organisationen har deres særlige specifikke krav. Derfor skal HR-afdelingen omhyggeligt udarbejde kravene til hver stilling. Kravene til tidligere erfaringer, færdigheder og uddannelse skal alle vurderes og aftales. Arbejdsopgaverne og hierarkierne skal også forsigtigt fastsættes. Medmindre jobanalyse er udarbejdet korrekt, vil en organisation ende med at placere sine medarbejdere i upassende positioner. Dette kunne resultere i både tab for organisationen og medarbejderne, da overskuddet ville dyppe og medarbejderne ville være utilfredse og umotiverede.
Vurder værdien af hver stilling i virksomheden med hensyn til organisationens overordnede vision og mission. Dette er en meget vigtig procedure, da det hjælper med at fastsætte løn, ansvar og statur for stillingen. Bidraget fra hver stilling skal være meget tydeligt afgrænset.
Forbered beskrivelser for hver position i organisationen. Disse skal omfatte de specifikke opgaver, der udføres af medarbejderen og rapporteringsstrukturen. På den måde kan ledelsen korrigere ansvar for hvert job, og der oprettes en rapporteringsstruktur, der beskriver overordnede underordnede relationer.
Forbered jobspecifikationer for hver position. Oplist minimumskriterierne for hver enkelt rolle, herunder tidligere erfaringer, uddannelsesmæssige kvalifikationer, certificeringer, færdigheder og talenter, der er nødvendige for at udføre jobbet. På den måde, når organisationen annoncerer for en ledig stilling, vil kun de kandidater, der besidder de nødvendige benchmarks, blive betragtet for ledige stillinger.
Gennemgå de nuværende bemandingsvilkår. Vurdere, om hver medarbejder er placeret i den stilling, der passer bedst til hendes færdigheder og kvalifikationer. Hvis organisationen finder en fejlplacering, skal den træffe foranstaltninger for at rette op på ubalancen. Medarbejderne skal overføres til job og stillinger mere samtidig med deres talenter og ekspertise.
Forstå virksomhedens fremtidige planer og initiativer. For eksempel, hvis et firma planlægger at vokse og diversificere, ville det have brug for yderligere medarbejdere fra personale. Ledelsen og HR-afdelingen vil så designe krav, specifikationer, roller og ansvar for hver fremtidig stilling.
