Forsøgsbalancen er en liste over debet- og kreditbalancer i en virksomheds regnskaber på en bestemt dato. Debit- og kreditsiden af prøvebalancen skal svare til, at vedligeholdelsen af storerkontoerne under dobbeltregistreringssystemet er nøjagtigt. Det er derfor et mål for nøjagtigheden af en virksomheds konti. Afbalanceringen af debet- og kreditværdier betyder dog ikke nødvendigvis, at årsregnskabet ikke har væsentlige fejl. Dette skyldes, at nogle regnskabsposter ikke kan medtages i storbogens konti, en fejl, der er kendt som fejlen ved udeladelse.
Balancering af bøger
De endelige balancer for alle regnskaber for en virksomhed for en given regnskabsperiode opsummeres i prøvebalancen. For at sikre, at saldoen på de forskellige forretningskonti er korrekte, skal debet- og kredittotalerne være ens. Hvis dette ikke er tilfældet, er nogle af de enkelte konti forkerte, og derfor skal du foretage justeringer for at afhjælpe denne anomali.
Identificer fejl
Fejl kan begås ved udarbejdelse af bøger med konti. For eksempel kan medarbejdere, der udarbejder regnskaberne, lave fejl ved at tilføje posterne. Forskellige fejl kan begås ved udarbejdelsen af regnskabsbøgerne, f.eks. Fejl udeladelse og provision. Forsøgsbalancen registrerer dog primært aritmetiske fejl. Manglende debitering og kreditside af prøvebalancen for at blive enige angiver, at der findes fejl i bogbøgerne.
Nøjagtighed
Hovedformålet med at udarbejde en prøvebalance er at sikre, at bogføringssystemet er matematisk korrekt. Forud for udarbejdelsen af det endelige regnskab i slutningen af en regnskabsperiode er en prøvebalance forberedt til at opdage aritmetiske fejl. Forsøgsbalancen sikrer, at alle de indlæg, der sendes til storbogens konti, ikke strider mod regler for bogføring med dobbelt bogføring.
Forbereder slutkonti
Forberedelse af det endelige regnskab, resultatopgørelsen og balancen er det endelige stadium af regnskabsaflæggelsen. Overførsel af saldi fra hovedbogsregnskabet til prøvebalancen sker ved regnskabsårets afslutning. Resultatopgørelsen og balancen udarbejdes derefter ved anvendelse af kontosaldoen angivet i prøvebalancen.
Hjælpemidler i sammenligning
Fordi en prøvebalance er et resumé af alle de store regnskaber i en regnskabsperiode, er det et effektivt sammenligningsværktøj. Det er nemt at sammenligne saldi i den nuværende periode med tidligere perioder. Manuel samling af data fra storerkontoen med henblik på sammenligning bruger mere tid sammenlignet med, hvornår der anvendes en prøvebalance.
