Afhængigt af størrelsen af arrangementet kræver planlægning af et arrangementsprojekt en investering af tid og penge. Nøglen til succes med at planlægge en begivenhed er at have enten stærke organisatoriske færdigheder eller at ansætte et videndehold. Eksempler på arrangementer er workshops, debatter og kampagner.
Byg et hold. Hvert holdmedlem skal have stærke organisations- og kommunikationsevner, samt være til rådighed for regelmæssige fremskridtsmøder.
Opret en opgaveliste med deadlines. Denne tjekliste skal indeholde alle opgaver, der skal gøres for arrangementet. Tildel hver opgave til et medlem af holdet. Afhængigt af typen af begivenhed og kompleksitet skal du bruge et projektstyringssoftware eller regneark til at blive organiseret. Hvis du f.eks. Bruger et regneark, kan du have en kolonne til opgaven, den næste er den, der er tildelt og derefter fristen. Inkluderet på tjeklisten skal være varer som ansættelse af leverandører, bestilling af specifikke forsyninger, reservation af lokationen, reservation af højttalerens fly, arrangering af catering, marketing initiativer og kampagner, der skal gøres.
Overvåg fremskridt. Bekræft med holdmedlemmer regelmæssigt, at de er på skema for at gennemføre opgaver, og at du er opmærksom på noget, der er fremragende. Hvis du bruger en projektstyringssoftware eller et regneark, skal du opdatere det med hvert medlems fremskridt.
Forbered budgettet. Budgettet skal indeholde omkostninger, der forventes, og har plads til uventede udgifter. Vær realistisk over omkostningerne og sørg for, at hvert holdmedlem er opmærksom på, hvilket budget skal være opfyldt. Hvis et holdmedlem skal være over budget for et emne på listen, så få dem til at rapportere til dig på forhånd for forudgående godkendelse.
