En virksomhed inkorporerer ved at indgive et formidlingsdokument i henhold til statens lov, normalt med kontoret for statssekretæren, hvor virksomheden ønsker at være placeret. Dette formidlingsdokument hedder vedtægterne i de fleste stater, men er også kendt som et certifikat for indlemmelse eller charter i visse stater med en historie om at anvende forskellige terminologier. Virksomheden betragtes som indarbejdet som det tidspunkt, hvor statskontoret accepterer arkiveringen og anbringer statens forsegling eller frimærke til dokumentet, der giver autoritet til at operere i staten. Statens mærke på vedtægterne er det officielle bevis for inkorporering, der angiver den nøjagtige dato, staten accepterede indleveringen, og selskabet blev en anerkendt enhed.Staten opretholder registreringen af arkiver og leverer bekræftede kopier og certifikater på anmodning for at forsikre offentligheden om, at selskabet er registreret hos staten og er i god stand.
Arkivering Kvittering
Ved indgivelse af vedtægter med staten vil virksomheden modtage en ansøgningskvittering pr. Post. Medmindre virksomheden bestiller (og betaler for) en bekræftet kopi af artiklerne på det tidspunkt, hvor papirarbejdet er arkiveret, kan kvitteringen være det eneste element, der er returneret af staten for at kontrollere, at arkiveringen blev accepteret. Denne ansøgningskvittering skal opbevares med en virksomheds virksomhedsregistre. I mange tilfælde brænder den oprindelige arkiveringskvittering sammen med en almindelig (ikke-certificeret) kopi af vedtægterne et tilstrækkeligt bevis for inkorporering og lindrer behovet for at betale for bekræftede kopier af artiklerne hver gang selskabet skal levere officiel dokumentation.
Kopi af vedtægter
Vedtægter er et offentligt dokument. Alle stater opretholder en billeddatabase med arkivering, og de fleste stater gør denne database tilgængelig via internettet. Ethvert offentligt medlem kan få adgang til databasen, og hvis funktionen er tilgængelig, download en kopi af vedtægterne, der blev indleveret til staten (ellers kan en person ringe til statskontoret for at bestille en kopi).
Denne download vil have statsmærket og et forsideblad med angivelse af datoen for selskabets registrering, men det vil kun være en kopi. Denne version sammen med ansøgningskvitteringen kan betragtes som tilstrækkeligt bevis for, at der oprettes en bankkonto, men vil sandsynligvis ikke være tilstrækkelig til at opfylde due diligence krav til en ansøgning om lån. Den bedste løsning er at have mindst en certificeret kopi af vedtægterne i virksomhedsregistreringsbogen.
En anmodning om en bekræftet kopi gøres nemt på tidspunktet for indgivelse med betaling af et tillægsgebyr og resulterer i returnering af ansøgningskvitteringen og en kopi af artiklerne med et originalt statsstempel eller hævet forsegling. En bekræftet kopi af artiklerne kan også indhentes til enhver tid efter indgivelse ved skriftlig anmodning og betaling af gebyr.
Certifikat for indlemmelse
Nogle stater (som Missouri, New Mexico og Georgien) udsteder, hvad de kalder et "certifikat for integration", når en virksomhed har registreret sine vedtægter. I nogle tilfælde er der et gebyr, der vurderes på ansøgningstidspunktet for at fremstille certifikatet. I disse stater er et oprindeligt oprindelsescertifikat det eneste acceptable bevis, når der kræves dokumentation for indarbejdelse. Hvis en virksomhed har en stemplet eller bekræftet kopi af artiklerne, men intet certifikat, vil virksomheden sandsynligvis støde på problemer. Virksomheden kan stille en anmodning fra staten om et duplikatcertifikat ved betaling af et gebyr.
Certificate of Good Standing
Et andet acceptabelt bevis for integration, der kan erstatte en bekræftet kopi af artiklerne, er et bevis for god status. Dette er et dokument udstedt af staten, der verificerer, at en virksomhed registreret hos staten fra en bestemt dato og for øjeblikket er aktiv og opdateret på alle nødvendige statslige arkiver. Dette certifikat er også placeret under forsegling. Det kan til enhver tid bestilles fra staten, normalt ved betaling af et gebyr.
Gøre forretning
Staten kontrollerer inkorporering og er den eneste enhed, der endeligt kan etablere, når et selskab er registreret hos staten, og om det for øjeblikket er tilladt at drive forretning. Imidlertid er vedtægterne ikke forpligtet til at blive opdateret med de seneste oplysninger om, hvem der har kontrol over selskabet, og om det fungerer efter planen. Ofte, når der anmodes om et integrationsbevis, udvides meningen med at indeholde bevis for ejerskab, driftsbevis, adressebevis eller bevis for godkendt underskriver.
Så selv om certificerede artikler eller et bevis for god stand er teknisk bevis for inkorporering, kan en virksomhed blive bedt om også at give en kopi af sine vedtægter, referat af bestyrelsesmøder, en virksomhedsopløsningsgodkendelsesmyndighed til at træffe en specifik handling eller et fakturaforslag til etablere adresse eller andre ting, der bekræfter sin autoritet og vilje til at drive forretning i staten.
