Når du kører et klubmøde, kommunikerer du med alle klubbmedlemmer på én gang, planlægger fremtidige klubaktiviteter og træffer vigtige beslutninger. For at køre mødet effektivt skal du være organiseret og have en plan. Møder facilitator opretholder orden i hele mødet, samtidig med at man takler alle emner på mødet dagsorden.
Forbered dig på forhånd. Bestem, hvad dine mål er for mødet og formuler en specifik handlingsplan for at nå disse mål. Lav en liste over de emner, du vil adressere og lave kopier af denne liste til distribution til klubmedlemmer.
Lav en indbydende atmosfære. Server forfriskninger før mødet og få blød musik til at spille som klubbmedlemmer ind i mødeområdet. Dette vil skabe en atmosfære, der opfordrer medlemmer til at slappe af og socialisere, før mødet begynder.
Start i tide. Lav en meddelelse fem minutter før du planlægger at starte. Da klubmedlemmer finder siddepladser, udleveres kopier af mødedagsordenen. Dette gør det muligt for klubmedlemmer at gennemgå dagsordenen, når du forbereder dig til at begynde.
Introducer nye klubmedlemmer. Icebreaker sessioner er den bedste måde at introducere nye medlemmer på. Få dem til at oplyse, hvor de voksede op, hvor de gik i skole, og hvorfor de besluttede at slutte sig til din klub.
Gennemgå minutter fra det foregående møde. Dette minder klubbens medlemmer af handlinger, der blev taget under det sidste møde og giver nye medlemmer en bedre forståelse af aktuelle møder.
Bliv ved opgave. Følg altid møde dagsorden. Hvis nogen ønsker at diskutere et emne, der ikke er på din dagsorden, skal du skrive emnet ned på et separat ark og håndtere det under det næste møde.
Tillad tid til spørgsmål og svar. Klubmedlemmer vil sandsynligvis have spørgsmål, så vær forberedt på at besvare dem. Bed dem med spørgsmål til at rejse hånden og ringe til hvert medlem individuelt. Det er også en god tid at opfordre klubmedlemmerne til at fremsætte forslag til fremtidige møder.
Slut til tiden. At have en bestemt sluttid hjælper med at holde facilitatoren på rette spor. Hvis klubmedlemmer har yderligere spørgsmål eller bekymringer, opfordre dem til at tale med dig, efter at mødet udsættes.
