Interne kontroller giver et system af checks og balancer, der arbejder for at forhindre forsætlige eller utilsigtede fejl i dataindtrængen, bedrageri og tyveri. Et stærkt internt kontrolsystem skal sikre, at ingen enkeltmedarbejder eller gruppe af medarbejdere opretholder for meget kontrol eller indflydelse på pengestrømme, finansielle data, opgørelse og andre forretningsmæssige aktiver. Segregating opgaver så meget som du kan er en af de bedste måder at beskytte din virksomhed på.
Adskilte uforenelige pligter
Fuldstændig adskillelse af pligter adskiller inkompatible funktioner - opgaver eller aktiviteter, der giver en eller flere medarbejdere mulighed for både at begå og skjule fejl, bedrageri eller tyveri. Institut for interne revisorer identificerer forældremyndigheden af aktiver, godkendelser og godkendelser og registrering og rapportering som de tre hovedkategorier af uforenelige pligter. Ifølge IIA skal arbejdsgennemførelsesansvar forhindre, at en person har både adgang til og ansvar for regnskabsmæssig behandling af finansielle og fysiske aktiver.
Forhindre tyveri og svig
Løn og indkøb er to områder, der kræver adskillelse af pligter. I lønningsafdelingen skal du forhindre spøgelsesansatte - en person optaget på lønsystemet, men hvem virker ikke for dig - ved at sikre, at den person, der er ansvarlig for at indsamle og vedligeholde medarbejdernes personlige og finansielle oplysninger, ikke også behandler lønningslisten. Beskyt uautoriserede køb eller sælgerfavorement ved at adskille ordreindgang og tilladelser.
Reducer fejl
Opdeling af arbejdsopgaver kan medvirke til at reducere utilsigtede fejl, der påvirker din bundlinje. At udpege en teamleder eller en tilsynsførende til at gennemgå og sammenligne transaktioner med dokumentation, som at sammenligne medarbejderkort til en lønrapport, er et almindeligt eksempel. Ligesom ordreindgang og tilladelser opgaver vagter mod tilfælde af tyveri og svig, kan adskillelse af disse opgaver - og kravet på den person, der har bemyndigelse til at tjekke totalværdierne - også reducere dataindtastningsfejl.
Small Business Overvejelser
Små virksomheder med kun få ansatte eller på et stramt ansættelsesbudget kan ikke altid opnå fuldstændig adskillelse. I dette tilfælde er afbødende kontroller afgørende. Selvom kompenserende kontroller er "detektiv" snarere end forebyggende, kan de stadig give rimelig sikkerhed, at instituttet opfylder risikobegrænsende mål. For eksempel gennemgår daglige og ugentlige rapporter, regelmæssigt roterende arbejdsopgaver, uanmeldte stikprøvekontrol af finansielle transaktioner eller en annonceret fysisk lagerfortælling, og planlægning af årlige interne revisioner er alle gode detektive kontroller.
