Hvert firma har forskellige regler om møder. Nogle følger en uformel proces, mens andre kræver en mere formel struktur. Som leder eller virksomhedsejer er det vigtigt at vide, hvordan man gennemfører og afslutter både formelle og uformelle møder. Dette vil forbedre kommunikationen og føre til et mere produktivt udfald.
Hvad betyder det at afbryde et møde?
Udtrykket "udsættelse" kommer fra de latinske ord Ad (til) og Diurnus (daglige). Selv om mange mennesker bruger begrebet ombytteligt med at kalde en afslutning på et møde, betyder "udskydelse" faktisk at flytte et møde eller en dagsorden til en anden dag. For eksempel kan en virksomheds bestyrelsesmedlemmer afbryde et møde, når det simpelthen ikke er muligt at diskutere de foreliggende problemer, fordi vigtige oplysninger mangler. Afbrydelse betyder, at mødet genoptages senere, når alle er parat til at diskutere det pågældende spørgsmål. Det er ikke det samme som at afslutte eller afslutte et møde, når alle spørgsmål er løst.
Hvad er forretningsreglerne for møder?
Nogle organisationer, især retssager, universiteter, statslige organer og store organisationer følger fastlagte regler for udførelsen af formelle møder. Under Robert's Orders of Newly Revised, for eksempel kan enhver passere et forslag om at afbryde et møde under visse omstændigheder, for eksempel:
- I mangel af et quorum
- Som angivet i organisationens bye-love
- Når bestyrelsesmedlemmer når slutningen af dagsordenen
- I tilfælde af en nødsituation eller umiddelbar fare, såsom brandalarmerne går ud i bygningen.
Mens mindre virksomheder sandsynligvis ikke følger Roberts regler, giver de en simpel ramme for "officielt" at afbryde et møde.
Procedurer for at afbryde et møde
Et møde kan afbrydes enten i begyndelsen eller på et hvilket som helst tidspunkt. Hvis du er formand, lav en plan for at sikre, at alt går glat. Efter diskussion af dagsordenen skal du kontrollere, om nogen ønsker at fremsætte et forslag om at udsætte mødet. Bed om en ved at sige "Hører jeg et forslag om at udsætte?" Beslutningen om at udsætte skal tydeligt angive tidspunktet og datoen for det næste møde samt eventuelle presserende forhold, der kræver særlige møder før næste generalforsamling. Under Roberts regler skal bevægelsen udstationeres og kan ikke ændres eller debatteres.
Et møde kan udsættes uden forslag, hvis quorum ikke er til stede eller i tilfælde af nødsituation. Hvis denne dag er en helligdag, kan mødet udsættes til næste arbejdsdag, samtidig og sted. Et afbrudt møde vil følge samme forretningsorden som det oprindelige møde. I afsluttende bemærkninger kan formanden drøfte dagen og klokkeslættet for det næste møde. Han kan også give kontaktoplysninger, takke deltagerne og lave sidste øjebliks påmindelser. Hvis afbrydelsen er i 90 dage eller mere, vil hver deltager blive underrettet om dato og sted.
Opsigelse af et mindre formelt møde
Ikke alle møder er formelle Derfor kræver ikke alle møder et forslag om at udsætte. Salgsmøder er et godt eksempel.De er bestemt vigtige, og alle salgsrepræsentanter forventes at deltage. Men formålet med salgsmøder er, at salgschefen skal videresende information til personalet, måske tilbyde tips og opmuntring eller til at forpaste dem, der manglede mål eller ikke kunne vende sig til det krævede papirarbejde. Der vil dog ikke være tale om afstemning under mødet, da salgsforvalterens mening er den, der betyder noget. Efter at have afholdt et møde, hvor en person er ansvarlig, ville det være fjollet at anmode om et forslag om at udsætte. Salgschefen kan spørge, om der er spørgsmål, og efter at have svaret dem, skal du blot sige, "Det er alt, hvad jeg ønskede at dække i dag. Tag nogle af disse nye brochurer, når du forlader, og brug dem til at forklare de utrolige fordele ved dette fantastiske produkt!"
Møder hvor ledere samles for at diskutere problemer og løsninger er et andet eksempel. Ledere har ikke tid til et formelt møde med bevægelser og sekunder, og de har heller ikke brug for en. De ved hvad mødet handler om, så ingen dagsorden er nødvendig. Ingen tager minutter. De fortsætter med at diskutere disse spørgsmål på det næste møde, så de kunne afbryde mødet teknisk. Men en formel afslutning på mødet ville være akavet og upassende. Chancerne er, at mødet ville være planlagt i en begrænset tid, f.eks. 30 eller 60 minutter. Når tiden er op, vil nogen sige, "Lad os vælge denne diskussion op næste måned" mens andre dør ud af døren for at komme tilbage til arbejde.
