Et workflow diagram repræsenterer visuelt bevægelsen og overførslen af ressourcer, dokumenter, data og opgaver gennem hele arbejdsprocessen for et givet produkt eller en tjeneste. Et korrekt bygget flowdiagram vil repræsentere den korrekte arbejdsgang hurtigt og tydeligt.
Forbedring af effektiviteten og undgå flaskehalse
Mange arbejdsprocesser kan være komplicerede og komplekse, så det er vigtigt at visuelt repræsentere, hvordan opgaverne er gennemført for at forbedre medarbejdernes forståelse og effektivitet. Arbejdsstrømsdiagrammer angiver klart, hvem der er ansvarlig for hvert trin, hvilke dokumenter og ressourcer de har brug for, og hvor lang tid der er behov for på hvert trin. At kende medarbejderroller og ressourcekrav til produktion gør det muligt for ledelsen nemt at definere svagheder og lindre flaskehalse. Flaskehalse er ethvert aspekt af arbejdsgangen, som hindrer og sænker procesens samlede cyklustid.
Øget ansvarlighed og kommunikation
Visuel repræsentation af hele arbejdsgangsprocessen gør det muligt for medarbejderne bedre at forstå ikke blot deres jobansvar, men også andre medarbejderes roller, hvilket øger ansvarlighed. Oprettelse af et vellykket, præcist workflow diagram øger viden på arbejdspladsen på grund af den krævede forskning og datakompilering. Kommunikationen forbedres også, når medarbejderne har en bedre forståelse af arbejdsprocessen.
Brug af figurer til at vise aktivitet
Workflow diagrammer bruger specifikke former, der svarer til forskellige typer aktiviteter. En oval viser hvor arbejdsprocessen begynder og slutter. Rektangler repræsenterer en procesaktivitet, opgave eller analyse. Diamanter betegner en beslutningsproces, hvilket normalt resulterer i to mulige arbejdsretningsretninger. Hvis svaret på en beslutning er ja, fortsætter arbejdsgangen på den påtænkte rute, men hvis svaret er nej, skal arbejdsprocessen måske tage en anden rute for at løse problemet. Et diagram med mange diamantformer kan sværere følge visuelt. Cirkler repræsenterer forbindelser fra en aktivitet til en anden.
Implementere Workflow Diagrams
Selv om design af workflow diagrammet kan være en omfattende og tidskrævende proces, kan implementeringen heraf være vanskeligere. Ledere kan ikke blot sende et diagram på arbejdspladsen og forventer, at medarbejderne leverer til det uden vejledning. De fleste diagrammer skal kobles sammen med en arbejdsprocesforbedringsteori, såsom magert fremstilling, Six Sigma eller total kvalitetsstyring. (Se reference 1)
Alternativer til Workflow Diagrams
Nogle virksomheder bruger alternativer til workflow diagrammer som proces, forretningsplanlægning og flow kontrol. En proces eller et proceskort er et meget lignende koncept til workflow og workflow diagrammer. En arbejdsproces er mere specifik end arbejdsgang, der fokuserer mere på input og output end overførsel af data, dokumenter og opgaveansvar. Forretningsplanlægning fokuserer mere på langsigtede mål i stedet for at forbedre den nuværende arbejdsgang. Ledere, der er interesseret i flowkontrol, ser specifikt ud til at forbedre lagerstyringen.
