At være praktisk med din virksomhed er en god ting, men det gælder ikke altid for alle faser af operationer. Dataindtastning er et vigtigt aspekt af forretninger, hvor overgangen til automatiske processer næsten altid er bedre. I meget små virksomheder, hvor ejeren er hovedoperatøren, kan det stadig være fornuftigt at foretage al dataindtastning manuelt, selvom opgradering til et automatisk system kan gøre det lettere at foretage operationer. For virksomheder med mere end en eller to medarbejdere kan det også give økonomisk mening at flytte væk fra manuel indtastning af data så hurtigt som muligt.
Ulempe: menneskelig fejl
Prøv som vi måske, mennesker er mere tilbøjelige til at fejl end computere. Mens et computersystem har lejlighedsvis fejl, registrerer det generelt data og organiserer det på en mere præcis måde end mennesker, med mindre behov for fejlkontrol. Manuel databehandling kræver langt flere øjne at kontrollere og dobbelttjekke data for nøjagtighed.
Ulempe: Hastighed
Det tager meget tid at indtaste data manuelt. Maskiner og computere er generelt hurtigere end mennesker, hvilket frigør tid for medarbejdere til at fokusere på andre ting. I stedet for at indtaste tal hele dagen lang, kunne dine medarbejdere bruge mere tid til at gennemgå lagerbeholdninger, lave diagrammer eller udarbejde prognoser for fremtidig vækst.
Ulempe: Arbejdsomkostninger
Det koster mange penge at betale folk for manuelt at indtaste data, og det holder iværksættere og andre medarbejdere i at investere mere tid på deres største bidrag til vision og mission i virksomheden. Mange job kan nu udfyldes af en person, hvilket betyder, at du har brug for færre dataregistrerede medarbejdere, eller end du kan bruge dine medarbejdere på områder, der bedre engagerer deres gaver for at fremskynde virksomhedens vækst.
Fordel: Systemomkostninger
Manuel dataindtastning kræver ikke dyre systemer, maskiner og programmer. Små virksomhedsejere har ikke altid en stor startfonds, når de kører og løber fra jorden. Et manuelt behandlingssystem gør det muligt for en virksomhed at komme ind i spillet uden at skulle investere en masse dyrebar kapital i computere, maskiner og computerforarbejdningsmetoder.
Fordel: Let for små start-ups
Nogle iværksættere har en god fornemmelse af, hvordan man sporer data på papir ved hjælp af ledgerark, men er ikke så behagelige med computersystemer. I løbet af en tid, hvor du sandsynligvis lærer en masse ting på én gang for at få din virksomhed til at gå, kan det være at foretrække at midlertidigt slukke for at lære et dataindtastningssystem. Så længe du holder nøjagtige registreringer manuelt, kan du vente med at udforske denne mulighed, indtil resten af dine daglige operationer er mere rutine.
Fordel: Øget overvågning
Når du holder optegnelser for hånd, har du kontrol over, hvilke kategorier hver enkelt nummer er placeret i. Hvis din virksomhed har unikke behov, der gør salg eller tendenser vanskelige at spore på en automatisk måde, kan du muligvis spore disse tal for hånd.For eksempel kan sociale serviceorganer, der registrerer ændringer i familiedynamik eller lindring fra følelsesmæssig nød, finde manuelle databehandlingsmetoder til at være mere præcise end automatiserede metoder.
Overgang fra manuel til moderne dataindtastning
Mens manuel dataregistrering er undertiden nemmest med en meget lille virksomhed og giver mulighed for mindre omkostninger for at få bolden til at rulle, da en virksomhed vokser, så må dens metoder. Når du er klar til at overgå fra manuel dataindtastning til noget lidt mere sofistikeret, kan du se på programmer som Quicken, QuickBooks eller det gratis program, ZipBooks. Ethvert regnearksprogram kan hjælpe dig med at kategorisere andre foranstaltninger, såsom programsuccesatser, medarbejdertendenser eller ændringer i dynamik og fremskrivninger på letforståelige måder. Det er klogt at indtaste et par måneder eller år med tidligere data, så du kan se tendenser i de nye numre, når du indtaster dem. Når du er i tvivl, skal du kontakte en revisor eller datalogspecialist for engangshjælp eller som regelmæssig hjælp støtte til opretholdelse af nøjagtige dataposter til din virksomhed.
