Reorganisationer kan være nødvendige for at afspejle skiftende forretningsmodeller eller økonomiske forhold, men de kan være forstyrrende for både personale og kunder uden ordentlig planlægning og udførelse. Udvikling af en strategisk plan for en afdelingsomstrukturering kræver kommunikation gennem hele processen. Når planen endelig afsløres, kan nogle måske ikke lide resultaterne, men ingen må føle sig blindet af dem.
Fortæl din senior lederskab, at du overvejer at omstrukturere en afdeling for at afspejle skiftende markedsforhold. Danner en gruppe af nøglepersoner i virksomheden for at fungere som en analyse- og planlægningsteam for at tænke gennem forretningsbehovene omkring afdelingen og hvordan det skal se ud, når omstruktureringen er afsluttet.
Tal med nøgle kunder og forbrugere af din afdelings produkter og tjenester for at finde ud af deres forventninger til din afdeling. Disse kan være interne kunder, eksterne kunder eller begge dele afhængigt af situationen. Bestem hvilke problemer de har med din afdeling kvalitet, hastighed og lydhørhed.
Identificer årsagerne til omstruktureringen og hvordan denne ændring vil tilføre afdelingen og virksomheden. Slå dette tilbage til afdelingens mission og virksomhedens mission- og værdisætninger. Når du fortsætter med at udvikle planen, skal du sørge for, at ændringerne fører din afdeling langs denne vej.
Analyser afdelingens aktuelle processer. Sammenlign dem med dets organisationsmission og separate kerneprocesser fra dem, der duplikeres andetsteds inden for virksomheden, eller som er sekundære for at opfylde afdelings mål. Identificer hullerne mellem den faktiske og ønskede præstation. Bestem, hvordan den eksisterende struktur gør det muligt eller hindrer ydeevne og kundetilfredshed.
Redesign processer til at bestemme den bedste vej for at skabe en mere effektiv afdelingsstruktur. Disse revisioner skal forbedre kunde- og interessent tilfredshed og øge effektiviteten. Reduktion af omkostninger kan også være en del af disse mål, men overveje dette i forhold til processen omdesign. Arbejdsstyrke reduktioner, der giver dig mulighed for at gennemføre nødvendige processer, vil ikke hjælpe din afdeling med at lykkes.
Bestem, hvor organisationsstrukturen skal ændres. Nye stillinger må måske oprettes, eller aktuelle positioner kan have behov for at få deres roller og forventninger afklaret. Vurder, om din nuværende medarbejder har de færdigheder og evner, der er til at opfylde nye roller og krav. Hvis ikke, skal du udvikle en træningsplan for at få dem til hurtigere eller lave nye ansættelser for at udfylde overtrædelsen.
Planlæg din implementeringsstrategi. Udvikle en tidsramme for, hvornår denne nye struktur vil blive installeret. Afklare hvem i den nye afdelingsstruktur har beslutningskraft. Skriv et nyt organisationsdiagram og positionsbeskrivelser for at præcisere for dine medarbejdere, hvad deres forventninger er. Hvis du har brug for yderligere bemanding, brug disse positionsbeskrivelser for at hjælpe dig med at lede i den rigtige retning.
Engagere med din human resources afdeling for at planlægge overgangen. Bestem om der er stillinger andre steder i virksomheden for dem, der er overflødige ved afdelingenes omstrukturering. Hvis omstruktureringen vil resultere i afskedigelser, skal du følge etablerede procedurer for at sikre, at der ikke er noget skævt i beslutningerne.
Kommuniker med medarbejdere. Dine medarbejdere vil sandsynligvis se en omstrukturering som et middel til at reducere antal ansatte, så medarbejderne kan være skeptiske over for omstruktureringen. Ved at holde dem i løkken reducerer du begge indflydelsen fra rygtermøllen og giver dem tillid til, at der er en plan på plads, bortset fra bare at reducere afdelingen.
