At tale med nogen over telefonen er en nem måde at kommunikere på. Uanset om du taler med din familie, på arbejdspladsen eller planlægger en begivenhed, bør du lære at tale med nogen over telefonen på en måde, der maksimerer kommunikationseffektiviteten og reducerer enhver form for misforståelse og fejlfortolkning.
Vær i et roligt sted. Mens det nogle gange er uundgåeligt, bør du forsøge at være i et miljø, der har så lidt støj som muligt. Hver person på telefonen kan høre klart og uden afbrydelse.
Lad personen på den anden linje vide, om du ikke kan forstå dem så hurtigt som muligt. Den person kan have en tung accent, være på en mobiltelefon med dårlig modtagelse eller være i et distraherende miljø. Uanset årsagen til misforståelser fra din side, lad modtageren vide, at du har svært ved at forstå dem. Du vil ikke gå glip af vigtige oplysninger. Til gengæld kan du spørge den person, hvis de kan forstå dig. Sommetider kan personen på den anden linje være for genert for at fortælle dig det.
Vær opmærksom på samtalen på telefonen. Hvis du kan undgå det, bør du ikke gøre noget andet. At tage noter eller kigge op information til personen er rimelig, men vil få meget mere ud af din samtale, hvis du er fokuseret på, hvad der bliver sagt.
Spørg tilladelse, hvis du kan ændre status for telefonsamtalen. Dette omfatter at tilføje en anden person til linjen, sætte samtalen på højttalertelefon eller optage samtalen. Mange mennesker vil føle sig ubehagelige, hvis du gør disse ting uden deres tilladelse.
Placer opkald på passende tidspunkter. Virksomhedsopkald skal placeres i løbet af en arbejdsdag. Glem ikke at disse mennesker også kan spise frokost. Også, medmindre personen forventer dit opkald på et personligt plan, skal du ikke ringe sent om aftenen eller tidligt om morgenen. Opkald under middagen kan også være en stor gener for de fleste mennesker. Har en vis respekt for den enkelte og kun ringe til rette timer for dem.
Hvis du fortsat mangler den person, du vil tale med, skal du forlade en besked. Lad den person vide, hvilke tidspunkter der er bedst for at få fat i dig. Det kan være ret skærpende at holde af med en vigtig samtale, bare fordi dine tider ikke matcher.
Tips
-
Brug din normale talende stemme, når du er i telefonen.
Advarsel
Brug passende sprog, når du taler med nogen. Du kan komme væk med at være fjollet eller ubehagelig med dine venner eller familie, men bortset fra det, bør du være lidt mere professionel.
