Projektledelse er en disciplin, der involverer planlægning, organisering og overvågning af et projekt inden for de tidsrammer, budget og ressourcer, der er afsat til det. Projekter begynder ved at definere et mål baseret på et demonstreret behov og konkludere med at demonstrere, at behovet er blevet opfyldt effektivt af projektet og det opnåede mål. For at gøre dette styres projektet gennem definitionen, planlægning, udførelse og levering.
Definition
Definitionfasen er først og kaldes undertiden som indledningsfasen. I denne fase ansættes projektlederen eller udpeges, og vælger derefter et hold. I denne fase er behovet for at blive opfyldt af projektet nøje defineret. Personer, der påvirkes af problemet, høres, behov drøftes og løsninger drøftes. Den tidlige dokumentation af projektet skabes også i løbet af denne fase. Dette indebærer typisk en forretningsmæssig sag begrundelse for processen, et overblik over projektet og fastlæggelsen af milepæle. Milepæle er punkter, hvor projektet måles for at sikre, at det er på rette spor.
Planlægning
I planlægningsfasen defineres de enkelte trin i projektet fra begyndelsen til slutningen. Nøgle mål som specifikke mål, forretningsmæssige fordele og projektmål er defineret; projektets ledelse eller ledelsesstruktur er også defineret. Ledelsesstrukturen i denne sag indebærer at definere, hvem der er ansvarlig for hvad og hvem rapporterer til hvem. Omhyggeligt at definere projektstrin, leverancer og ledelsesstruktur fra starten er vigtig, så ansvarlighed og målbarhed kan opretholdes i hele processen, og konflikter kan løses hurtigt.
Udførelse
Projektets gennemførelsesfase er typisk projektets længste fase. Som navnet antyder, er det i denne fase, at det egentlige arbejde på projektet udføres. Mens arbejdet pågår, overvåger projektledere fremskridt, afprøvning af afsluttet arbejde og prototyper, og eventuelle problemer, der opstår, løses. Som gennemførelsesfasen bevæger sig mod færdiggørelsen informeres grupper, der påvirkes af projektet, om og involveret i projektet for at sikre, at målene bliver opfyldt, besvare eventuelle spørgsmål, der opstår, og fremlægge eventuel dokumentation, såsom manualer.
Evaluering og lukning
Den sidste fase af projektledelsens livscyklus benævnes evaluerings- eller lukningsfasen. Det er i denne fase, at det færdige projekt præsenteres og analyseres for at afgøre, om det var en succes. Dette er også læringsfasen. Opfordring finder sted om det overordnede projekt til fordel for fremtidige projekter. Eventuelle problemer opstod diskuteres sammen med erfaringerne og mulige måder at tingene kunne gøres bedre næste gang. En endelig rapport og projektlukning er typisk sendt til ledelsen på dette tidspunkt.
