Et virksomheds budget, undertiden omtalt som dets finansielle prognose eller plan, er en forudsigelse af de nødvendige udgifter til driften af virksomheden og de indtægter, der vil blive genereret gennem disse operationer. At kunne budgetgøre præcist er en kritisk færdighed for en virksomheds ledelse. Store afvigelser fra planen kan betyde alvorlige mangler i pengestrømme, der kan bringe virksomhedens overlevelse i fare. Prøven på et budgets nøjagtighed kommer, når de faktiske økonomiske resultater bliver tilgængelige og sammenlignes med budgetnumrene.
Grundig budgettering
En fuldstændig grundig budgetteringsproces resulterer i et mere præcist budget. Det er vigtigt, at alle poster på linjeposten, der er nødvendige for at drive denne type virksomhed, indgår i budgettet. Opstartselskaber i særdeleshed glemmer ofte at inkludere udgiftsposter - nogle gange betydelige som forsikrings- eller advokatsalærer. Tænk på udgifter som ressourcer - de værktøjer, du og dine medarbejdere har brug for at drive virksomheden. Forestil dig den daglige drift af virksomheden og omkostningerne i forbindelse med hver opgave, du ønsker at opnå.
Rimelige forudsætninger
Budgetnøjagtigheden er forringet, når ledelsen opretter planen med fejlagtige antagelser, der i høj grad undervurderer omkostningerne ved at drive virksomheden eller er for optimistiske i prognosen for omsætningsvæksten. At opnå sunde antagelser kræver betydelig forskningsdybde. Ledere, der er ansvarlige for dele af budgettet, skal kunne give ledende medarbejdere en sund logik for, hvordan de har beregnet disse antagelser. Input og statistisk information fra alle medlemmer af organisationen bør tilskyndes under budgetforberedelsesprocessen. For eksempel ville marketingchefer have den mest nøjagtige information om omkostningerne ved reklame eller omkostningerne ved at have salgspersonale på vejen.
Konservativ budgettering
Generelt foretrækkes positive overraskelser i afvigelser fra budgettet til negative. Negative afvigelser betragtes som fejl i budgetprocessen - og i virksomhedens ledelse - mens positive afvigelser kan resultere i, at ledere modtager bonus ved årets udgang. En måde at øge sandsynligheden for positive afvigelser på er at budgettere konservativt. At anerkende, at ugunstige begivenheder kan opstå, og budgettet for dem kan medvirke til at forhindre ubehagelige overraskelser. Medtag ekstra midler i budgettet for at dække det uventede. Dette kan medvirke til at forhindre store overordnede afvigelser fra budgettet.
Afvigelser i smalle områder
Virksomheder har bundlinjefokus: Netto overskud er det vigtigste antal til ledende medarbejdere i en organisation. Hvis nettoresultatet er tæt på det, der var forventet, er de tilfredse. Alligevel skal alle omsætninger og omkostningspostelementer analyseres. En stor positiv varians i en kategori kan negere en enorm negativ i en anden kategori for en given måned eller kvartal. Årsagerne til hver af disse skal analyseres, hvis de angiver en ændring i erhvervsmiljøet, der skal løses med en ændring i strategien. Hvis den positive varians var en engangshændelse, og den negative varians gentager sig, kunne virksomheden have problemer. De mest nøjagtige budgetter er dem, hvor linjepostafvigelser er i snævre områder, hverken væsentligt højere eller lavere end budgettet.
