Et tilsagnsbrev er en officiel aftale om at yde materiel støtte til en virksomhed, nonprofit eller forskningsorganisation. Brev af engagement i erhvervslivet viser typisk løfter om at yde finansiering eller lån, mens de til almennyttige organisationer generelt beskriver engagementer i samarbejde, partnerskaber eller andre former for materiel støtte. Uanset om du forpligter dig til at finansiere en virksomhed eller støtte en nonprofit community gruppe, skal du sikre dig, at dit tilsagn om tilsagn - ligesom enhver seriøs virksomhedskorrespondance - er kortfattet, klar og diplomatisk.
Gennemgå dine oplysninger. Dit tilsagnsbrev vil skitsere alle tidligere aftalte detaljer om din støtte (såsom beløb, der skal udlånes, tidsplaner og beredskabsplaner), så sørg for at alle dine relevante oplysninger er aktuelle. Dit brev bør kun skitsere vilkår, der allerede er aftalt af begge parter. Brug ikke brevet til at tilføje eller ændre vilkår eller betingelser.
Identificer de grundlæggende vilkår for din aftale. Åbningen af dit brev skal identificere dig og alle andre parter, der er involveret i aftalen, samt de grundlæggende vilkår og mål for dit engagement. Hvis du forpligter penge til et projekt eller en virksomhed, skal du angive beløb. Hvis du forpligter dig til en anden form for støtte eller samarbejde, skal du kort beskrive den form for støtte, du vil yde.
Skitsere dine roller og ansvar i aftalen. Vær specifik. Sig præcis, hvad din rolle er, og beskriv dit ansvarsområde. Hvis du giver penge, skal du beskrive betalingsplaner samt beredskabsplaner, hvis du ikke kan opfylde dit engagement. Hvis du gennemfører en forpligtelse til et nonprofit eller forskningssamarbejde, skal du beskrive dit eksakte ansvar (f.eks. Tjenester eller faciliteter, du planlægger at levere) og den rolle, som du eller din organisation spiller i samarbejdet.
Hold dit brev klart og præcist. Nogle kilder tyder på, at kommercielle hensigter kun er begrænset til en enkelt side. I nogle tilfælde kan effektive bogstaver være så korte som et enkelt afsnit.
Vær hjertelig. Hvis du skriver et tilsagn om et nonprofit, skal du huske på, at dit brev kan ses af andre agenturer, der støtter eller overvåger den pågældende organisation, så sørg for at gøre rede for dine grunde til at arbejde med denne gruppe.Du kan også nævne ethvert tidligere samarbejde, du har haft med gruppen. Dette vil styrke dit billede og dine samarbejdspartners, i øjnene af andre tilhængere af nonprofit, såsom grant-making enheder.
