Kirkens medlemmer bidrager ofte til donationer til deres kirke som en del af tiende og som en hjælp til at fremme kirkens fortsættelse. Når donationer er lavet, sporer en kirke beløbene. Donorer har brug for en oversigt over deres bidrag, når de gennemfører deres føderale indkomstskatter. Folk afskriver kirkedrag, hvilket ofte medfører, at deres skattepligtige falder. En afskrivning er kun tilladt, hvis personen har en skriftlig oversigt over donationerne.
Følg skattelovgivningen. Ifølge IRS-publikationen 1771 kræves der skriftlig anerkendelse fra kirken for at folk skal kunne træffe skattefradrag for kirkedonationer over 250 dollar. På grund af loven er det vigtigt for kirkerne at registrere alle donationer, de modtager.
Opret bidragsfortegnelser ved hjælp af et tekstbehandlingsprogram. I løbet af året bruger mange kirker et regnearksprogram til at registrere alle modtagne donationer og hvem der har lavet bidragene. Hver uge tilføjes beløbene og gemmes i regnearket. Brug beløbene i regnearket til at udarbejde bidragsopgørelser.
Medtag kirkens information. En bidragserklæring skal indeholde flere vigtige detaljer: Kirkens navn, adresse og telefonnummer, enten medtaget på brevpapir eller skrevet ind i dokumentet; og udsagnets tidsperiode. Bidragsopgørelsen kan angive "For året slutter 31. december 2010" eller "Til kalenderåret 2010."
Indtast bidragyderens navn og adresse. Hver person, der lavede donationer, bør modtage en erklæring. Hver erklæring skal indeholde bidragyderens navn, hans adresse og bidragets samlede beløb i dollar.
Inkluder en en- eller to-sætning erklæring vedrørende donerede midler, der hedder at bidragyderen ikke modtog noget til gengæld for hans donationer.
Tilbudsglæde. Mange kirker indeholder også en kort sætning, som takker bidragyderen for de donationer han lavede gennem året. Dommen er ikke nødvendig, men en god måde for en kirke at sige tak.
