Omkring verden bruger virksomheder email til kommunikation, dataoverførsel og samarbejde. E-mail har været et effektivt værktøj til at øge virksomhedernes produktivitet og øge data pålidelighed. Den nemme brug af e-mail og den formindskede formalitet kan dog skabe uprofessionel kommunikation og dataoverbelastning. Brug af e-mail til erhvervslivet har også ulempen ved at åbne dit computernetværk for potentielle vira og malware, der sendes via e-mail-vedhæftede filer.
Nedsatte ledelsesniveauer
Medarbejdere på alle niveauer i virksomheden kan sende e-mails til alle i virksomheden. Denne lethed at sende meddelelser omgår den etablerede kommandovogn og forstyrrer standardprocesserne for menneskelige ressourcer. Denne informalitet kan også medføre forstyrrelser til ledere, der skal fokusere på muligheder på højt niveau i stedet for daglige personaleproblemer.
Nøjagtighed
Den nemme at sende e-mails kan reducere informationens nøjagtighed. Som et mere uformelt medium reagerer afsendere typisk på meddelelser hurtigt og gennemgår ikke oplysninger. Medarbejdere kan også føle sig presset til at reagere hurtigt på forespørgsler uden hensyntagen til nøjagtigheden. Når meddelelser sendes med unøjagtige oplysninger, kan det være svært at rette fejlen på grund af hurtig formidling af e-mail til andre parter.
Konkurrence
Email kan øge erhvervskonkurrence. Kunderne kan videresende salgskvoter til konkurrenter, der søger lavere priser. Hvis de modtager en lavere pris, kan de gå med en konkurrent eller komme tilbage og anmode om en endnu lavere pris. Email gør det også lettere for dine kunder at arbejde sammen med offshore-virksomheder, der leverer tjenester til lavere priser på grund af lavere lønninger og lavere leveomkostninger i udviklingslande.
Professionalisme
Email kan føre til et lavere niveau af professionalisme. Medarbejdere har en tendens til at bruge en mindre formel tilgang til kommunikation, når de bruger e-mails, hvilket kan virke uprofessionelt for nuværende og potentielle kunder. Kreativ formatering via tekst- og farveændringer kan forekomme ung og uforenelig med din virksomheds profil.
Øget beskæftigelse
Email kan øge behovet for medarbejdere. Yderligere kundeservicemedarbejdere kan være nødvendige for at besvare forbrugeremails, og flere ledende assistenter kan være nødvendige for at hjælpe med at sortere og svare på e-mail-kommunikation til travle ledere.
For megen information
E-mail kan nemt oprette information overload i modtagere. Den nemme kopiering af meddelelser i hele organisationen kan overbelaste medarbejdere med uønsket eller unødvendig information til at gennemgå. Informationsoverbelastning reducerer produktiviteten.
Sikkerhed
Datasikkerhed kan være svært at opretholde, da følsomme oplysninger let kan sendes via e-mail. Virus, der sendes via e-mailvedhæftninger, som forårsager computersystemskade og datatab, kan kompromittere computernetværk.
