Som en lille virksomhedsejer vil du skabe et produktivt arbejdsmiljø, der sporer kreativitet og innovation. Et lille, overfyldt rum med gamle møbler og forældede computere kan påvirke medarbejdernes moral og overordnede præstationer. Derfor er det vigtigt at oprette et moderne kontorsystem, der holder dit hold engageret og motiveret. Tænk på det som en investering i din virksomhed.
Tips
-
Et kontorsystem er et sammenkoblet netværk af ressourcer, der sikrer et smidigt arbejdsmiljø.
Hvad er et kontorsystem?
Begrebet kontorsystem har forskellige betydninger for forskellige mennesker. Generelt refererer det til de forskellige komponenter og elementer i et kontor, fra computere og arbejdsudstyr til dets fysiske layout og stemning. Det dækker også, hvordan medarbejderne interagerer og den overordnede kontorkultur.
Uden disse elementer er et kontor bare et rum eller et tomt rum. Det er de mennesker og udstyr, der gør dette rum til et visuelt tiltalende, produktivt miljø, der er i overensstemmelse med deres vision og mål. Faktisk siger nogle kilder, at produktiviteten er op til 20 procent højere i virksomheder med veludformede kontorlokaler _._ Medarbejdere skal føle sig trygge og komfortable på arbejdspladsen og have adgang til kvalitetsudstyr, så de kan opnå topprestationer.
Det fysiske arbejdsområde har en direkte indvirkning på dit holds produktivitet og jobtilfredshed. Medarbejderes trivsel og arbejdspladsens ydeevne er stærkt forbundet. Glade medarbejdere vil føle sig mere motiverede og vil arbejde hårdere for at hjælpe organisationen med at vokse og nå sine mål. Dette vil resultere i lykkere kunder og højere kvalitet.
Forbedre informationsstrømmen
Et funktionelt kontorsystem sikrer, at dine medarbejdere har adgang til den viden, de har brug for, når de har brug for det. Derfor er det vigtigt, at du giver dem moderne computersystemer, software og udstyr, der hjælper med at lette informationsstrømmen. Overveje at investere i teamsamarbejdsværktøjer som Slack and Asana, VoIP-systemer, kontorsoftware, ethernet og projektstyringssoftware.
Med disse ressourcer vil dit team få adgang til data i realtid og kommunikere mere effektivt. Medarbejdere, der rejser eller arbejder fjernt, vil være i stand til at dele filer på farten, chatte med deres kolleger over internettet og udveksle information hurtigt. Nogle værktøjer som projektstyringssoftware kan strømline tidskrævende opgaver, forbedre samarbejdet og generere rapporter med værdifulde indsigter om de projekter, som du arbejder på.
Overvej at ansætte en kontorchef
Som virksomhedsejer har du muligvis ikke den nødvendige tid eller ekspertise til at sikre, at et kontorsystem fungerer korrekt. Du foretrækker at fokusere på de centrale aspekter af din virksomhed, som f.eks. Erhvervelse af nye kunder eller udvidelse af dine aktiviteter. I så fald overveje at ansætte en kontorchef. Han vil sørge for at dit kontor løber glat, organisere sit layout, planlægge møder og afgøre, hvilken type software og andet udstyr dit team har brug for.
Funktionerne i en kontorchef afhænger af branchen og virksomhedstypen. En, der arbejder for et advokatkontor, har for eksempel forskellige ansvarsområder end en ansat hos et kreativt bureau eller et forskningsfirma. Generelt er kontoransvarlige ansvarlige for:
- Afslutter administrative opgaver
- Tilsyn med medarbejderne
- Organisering af arrangementer, møder og konferencer
- Indkøb af forretningsoftware, kontorartikler og udstyr
- Administrere kontorbudgetter
- Sikring af medarbejderens overholdelse af sundheds- og sikkerhedspolitikker
- Forbereder rapporter
- Analyse af energiforbrug
- Holder forsyninger på lager
- Vedligeholdelse af kontorforhold
- Identifikation af ineffektivitet og forbedringsområder
- Løsning af konflikter og tildeling af opgaver
Desuden kan disse fagfolk forklare kontorteknologi og ledelsespraksis til dit team, give træning og udføre generelle it-opgaver. Nogle kan endda håndtere lønning og regnskab. Deres primære rolle er at sikre, at dit kontor fungerer tilfredsstillende.
Opret en positiv kontorkultur
Ud over at investere i kvalitetsudstyr og overholde sundhed og sikkerhedspraksis er det vigtigt, at du skaber en positiv kontorkultur. Dine medarbejdere er dine mest værdifulde aktiver, så du skal give et arbejdsmiljø, hvor de nyder at bruge tid. Virksomhedens kultur er en nøgle komponent i et effektivt kontorsystem.
Fokus på at skabe en stemning, hvor folk føler sig engagerede og motiverede. Tag dig tid til at lytte til, hvad de har at sige og anmode om deres tilbagemelding regelmæssigt. De kan komme med nye ideer og forslag til, hvordan man reducerer driftsomkostningerne, tiltrækker flere kunder eller gør ting bedre og hurtigere. Opmuntre dem til at udtrykke deres mening og fortælle dem, hvad de har brug for til at arbejde mere effektivt.
Enkle ting som at give gratis kaffe, skifte til ergonomiske skriveborde og fejre små resultater sammen kan gå langt imod medarbejdertilfredshed og produktivitet. Faktisk rapporterer organisationer med engagerede medarbejdere a svimlende 202 procent højere præstation end dem uden dem. Et veludformet kontorsystem kan være præcis det, du har brug for til at vokse din virksomhed og få en konkurrencemæssig fordel.
