Regneark er et populært værktøj på kontoret og kan også komme godt i brug i hjemmet. Uanset om du skal have en tidsplan for detaljer og automatisk tilføje omkostningerne til et bryllup, producere en faktura til din freelance-klient eller oprette et sæt regnskaber for din virksomhed, er regnearkene op til opgaven.
Der kan være en læringskurve, hvis du vil bruge nogle af de mere avancerede funktioner, men når du har forstået, hvordan regneark fungerer og deres evner, vil du se, at deres anvendelser er næsten uendelige.
Hvad er et regneark?
Et regneark er et elektronisk dokument, der bruger rækker og kolonner til at gemme og manipulere data. Det er et digitalt, softwarebaseret regneark, der er modelleret efter papirformen af en revisors gitterpapir. Rækkerne og kolonnerne danner celler, der indeholder separate datastykker. Du kan bruge regneark til at udføre matematiske beregninger og andre manipulationer på de data, du indtaster.
Mange bruger også regneark til at optage og gemme data, der har flere attributter. F.eks. Kan en persons navn, deres adresseoplysninger, navnet på det firma, de arbejder for, deres titel og forretningsrelaterede status bruges til en salgsprospektdatabase.
Du kan sortere data i et regneark og udføre forskellige typer analyser på det. Du kan også anvende forskellige formler og funktioner på dataene. Regneark giver mulighed for at organisere dine oplysninger og bruge det som grundlag for at oprette tabeller, diagrammer og grafer til analyse.
Hvorfor bruge et regneark?
En af de mest populære grunde til at bruge regneark er at gemme, registrere og udskrive data. Det er nemt at organisere og sortere data med et regneark, og på grund af layoutet med rækker og kolonner af celler kan du klikke hvor som helst for at opdatere oplysningerne nemt uden at skulle bekymre sig om usynlige mellemrum, returneringer eller faner som i nogle andre programmer såsom et tekstbehandlingsprogram.
Du kan automatisere forskellige funktioner til at køre beregninger, slå op bestemte elementer eller trække opdateringsoplysninger fra andre programmer eller internettet. Revisorer kan f.eks. Tilføje nye data hver måned til deres regneark og bruge en simpel "sum" -formel til at opdatere dataens samlede data automatisk.
Regneark giver en hurtig og nem måde at vise data på og dele det med andre. Du kan skrive data eller kopiere det fra et andet program og indsætte det i et regneark, gemme din fil og nemt sende den til en anden. Kontorarbejdere kan gemme et regneark på deres kontorcomputernetværk, så andre kan åbne filen og opdatere forskellige dele af den.
Regneark giver mulighed for at gemme store mængder data på ét sted, fordi en regnearkfil har mere end et ark i den. Hver fane i filen hedder et regneark, og filen hedder en projektmappe. Du kan gemme finansielle oplysninger, formateret i årsregnskaber, til en mindre virksomhed, og brug en anden fane for hver måned i året. Du kan derefter tilføje en anden fane, der bruger links til at opsummere og tilføje alle dataene til en årlig figur.
Sådan bruges Google Excel
Excel er navnet på Microsoft Office-regnearkproduktet, men du kan bruge det med Google i stedet for at bruge Googles regnearkprogram. En af de største fordele ved at bruge Microsoft Excel-regnearksprogrammet i Googles program Google Drev er, at du kan arbejde på Excel-regneark online.
Med Microsoft Office, medmindre du har online Office 365-abonnementet, kan du kun få adgang til dine Excel-regnearkfiler fra din egen computers harddisk eller netværksfilmappe. Hvis du vil arbejde på Excel-regneark inden for Google-drev, kan du også konvertere dit Excel-regneark til en Google Sheets-fil. Hvis du uploader en Excel-fil, der skal gemmes i din Google Drev, og forsøger at åbne den, vil du se et statisk dokument, der ikke giver dig mulighed for at foretage ændringer.
Men Microsoft og Google har forbedret deres evne til at arbejde sammen om Microsoft Office-filer i Google. Du kan installere Google Drevs Microsoft Office-plugin, der findes i Google Play. Når du har installeret plug-in'en, når du åbner dine Microsoft Office-applikationer, vil du se en rullemenu, der siger Google Drev, og den giver dig forskellige muligheder for at åbne, redigere og gemme dine Microsoft Office-filer og holde dem i Microsoft Office-formatet, mens du lagrer dem inde i dit Google Drev.
For at få plug-in'en udføres en online søgning i din browser til Google Drive-plugin til Microsoft Office. Du bliver bedt om at downloade "_driveforoffice.exe "_ fil og følg en simpel installationsproces.
Sådan bruger du Google Sheets
Hvis du vil oprette et regneark i Google Sheets, skal du sørge for, at du er logget ind på din Google-konto, åbner en browser-faneblad, naviger til drive.google.com eller sheets.google.com og opret et nyt arkdokument.
Når du har navigeret til Google Drev, skal du oprette et nyt Sheets-dokument ved at bruge menulinjen på venstre side af skærmen eller den røde "+" -knap nederst til højre på skærmen, og du er klar til at begynde at bruge din regneark. Google Sheets giver dig mulighed for nemt at samarbejde med andre mennesker online, når du sender dem et link til dit regneark. Flere personer kan aktivt arbejde i filen samtidig, og du kan se, hvem der er i filen, og endda hvad regnearkfanen og cellen de arbejder på. Med ark kan du også bruge Googles andre integrerede værktøjer, som f.eks. Oversætte tekst i dit regneark ved hjælp af formler til automatisk at få fat på aktiekursdata fra online-websteder og importere andre typer data direkte fra websider til dit regneark.
Google Sheets tilbyder præ-bygget skabeloner til forskellige anvendelser såsom et budget, freelance faktura, årsregnskab, projekttracker, Gantt diagram, medarbejder skift tidsplan, salg kontakt database og meget mere. Du kan også finde disse og andre skabeloner i Microsoft Excel og andre regnearksprogrammer. En af fordelene ved Google Sheets er, at dit arbejde gemmes automatisk hvert par sekunder. Hvis du bruger Excel-regnearksprogrammet, har du mulighed for at gemme automatisk, men det er ikke standardfunktionen, og du kan miste arbejde, medmindre du manuelt gemmer dit arbejde manuelt.
Grundlæggende regnearkfunktioner
De grundlæggende funktioner i et regneark indebærer opbevaring af tre typer data, som er tekst, tal og formler eller funktioner. De fleste bruger regneark til at udføre grundlæggende matematiske beregninger, såsom tilføjelse, subtraktion, multiplikation og division på deres data. Du kan også gemme rækker af data med flere attributter, f.eks. Navn og adresseoplysninger.
Regneark har typisk mange rækker til at rumme en stor mængde data, med maksimalt to millioner celler, der består af mange kolonner og rækker, du har brug for, op til denne cellegrænse. Microsoft Excels nyeste version tilbyder i øjeblikket 1.048.576 rækker og 16.384 kolonner, så du kan gemme dine data.
Regnearkdata kan kopieres som tabeller og indsættes i andre programmer, f.eks. Et tekstbehandlingsprogram eller et diasspræsentationsprogram, til at oprette forskellige tidsplaner til analyse-, rapporterings- og præsentationsformål. Du kan også formatere dine data ved hjælp af farver, linjer, tekstbokse, billeder og mange andre funktioner, der gør opmærksom på bestemte dele af dine data eller din regnearksplan.
Hvad er avancerede regnearkfunktioner?
Afhængigt af om du bruger Google Sheets, Microsoft Excel eller et andet regnearksprogram, har du adgang til mange avancerede funktioner, som kan hjælpe dig med at opbygge alle typer modeller til at behandle og analysere data.
For eksempel kan du bruge regneark til at udføre statistiske regressionsanalyser, diskonteret cash flow modellering og mange andre øvelser. Du kan oprette en projektmappe med flere regneark i den, der indeholder regnskabsoplysninger for hver måned om året. Du kan derefter oprette et andet regneark i samme projektmappe eller en ny arbejdsbog, der har antagelser om forretningsvækst, salgsvækst, procentvise ændringer i omkostninger og andre antagelser. Ved hjælp af formler og links kan du derefter oprette en prognostiseret finansieringsoversigt, der automatisk opdateres, når du ændrer antagelser i fanen for regnearkets antagelser.
Du kan bruge en række forskellige automatiserede formler og funktioner, herunder "if / then" formler, som giver dig mulighed for at sige, om "X" -betingelsen er opfyldt, og udfør så "Y" -funktionen eller -formlen. Du kan endda nest disse hvis / da udsagn og Microsoft Excel kan håndtere op til syv iflg. Sætninger indeholdt i hinanden, hvilket betyder at du kan have op til syv betingede funktioner afhængigt af hinanden, automatisk anvendt til dine data.
Nogle regnearkprogrammer tilbyder en makrooptager, som giver dig mulighed for at registrere forskellige trin i en rutinemæssig proces, såsom formatering af regneark eller indtastning af visse typer data uden at skulle vide Visual Basic eller et andet programmeringssprog. I fremtiden kan du i stedet for at udføre de faktiske funktioner i dit regneark bruge genvejstaster, og din proces udføres automatisk, fordi trinene er gemt i form af en makro.
Regneark tilbyder funktioner som "målsøgning", som giver dig mulighed for at gentage formler og løse dem for bestemte definerede svar og ændre inputene i overensstemmelse hermed. Hvis du har store sæt data til at arbejde med, giver visse funktioner dig mulighed for at identificere og fjerne dubletter, sortere og filtrere dataene, konsolidere den, subtotale den, placere den og se dataværdierne lodret eller vandret op og returnere dem til et nyt bord. Dette er blot nogle få eksempler på de mange avancerede funktioner, som regneark tilbyder.
Regneark versus database programmer
Mange bruger regneark til at lagre rækker af data, og du kan måske undre dig over, hvorfor du ikke bare ville bruge et databaseprogram som Microsoft Access til at gemme dataene i stedet for at bruge et regneark. Mens database- og regnearksprogrammer både kan gemme rækker af data med flere attributter, har hver deres styrker.
Excel, Google Sheets og andre regneark gemmer data med overskrifter på samme måde som et databaseprogram ville. Men med regnearkdata kan du nemt foretage automatiske formelberegninger eller manuelle beregninger på dataene. Regneark er også enkle at bruge, og du kan begynde at indtaste og arbejde med dine data med det samme i stedet for at skulle oprette databasen som du ville i et program som Access. Med regneark kan du også nemt lave diagrammer og grafer baseret på dine data.
På den anden side har databaser tendens til at være mere stabile. Med regnearkdata er det nemt at fejle en celle, række eller kolonne af data, hvis du ikke betaler omhyggelig opmærksomhed, hvilket er meget vanskeligere at gøre inden for et databaseprogram. Hvis du har store mængder data, kan de desuden blive uhåndterbare i et regneark, hvor databaseprogrammer er specielt designet til styring af tusinder og endda millioner af rækker af dataposter. Når du skal løbende opdatere elementer i hver række af dataposter eller udføre forskellige typer sortering og rapportering, kan et databaseprogram være mere fornuftigt end et regneark.
