En afdelingsrapport beskriver generelt resultaterne af mål og målsætninger for rapporteringsperioden. Dette kan være en redegørelse for finansielle detaljer, produktionsresultater, forslag og fremskrivninger. Det omfatter udfordringer, succeser, fejl og anbefalinger. Forskellige organisationer kan kræve tilpassede formater. For lange rapporter kan et resumé skrevet i mindre teknisk jargon være passende for top management og kunder, der ønsker at blive opdateret om hovedpunkter / problemer, men ikke læst hele rapporten. Indsamle oplysninger fra alle sektioner af afdelingen. Opbevar oplysninger under relevante overskrifter i overensstemmelse med tidligere eller standardiserede rapporteringsformater, der giver nem adgang til læsernes interesser.
Sådan skriver du en afdelingsrapport
Fremhæv betydelige resultater, begivenheder, udviklinger, fremskridt og forudsigelser i introduktionsdelen. Angiv større udfordringer, mangler og begrænsninger.
Beskriv detaljerne i mål / målsætninger for rapporteringsperioden. Under hvert mål / mål beskrives succeser og udfordringer, hvordan de blev behandlet og begrundet. Sig, hvilke systemer der blev indført for at undgå / løse lignende udfordringer i fremtiden.
Sammendrag nøgleproduktionsstal / outputniveauer i produktionsopdateringsafsnittet. Sammenlign med tidligere rapporteringsperiode. Tilføj prognoser for næste rapporteringsperiode. Støtte med visuelle repræsentationer som tabeller, grafer og diagrammer som relevant.
Inkluder et afsnit for igangværende projekter. Beskriv højdepunkter, udviklinger i rapporteringsperioden, vanskeligheder og begrænsninger. Inkluder forventninger og mangler. Brug visuelle repræsentationer til input / output information, trends og forudsigelser.
Brug en separat sektion til nye aktiviteter og projekter udviklet i rapporteringsperioden. Behandle det samme som for igangværende projekter.
Medtag et afsnit om personalemæssige eller menneskelige ressourcer. Statsnavne og funktioner for nye medarbejdere. Angiv en reduktion af beskæftigelsen og årsagerne. Tilføj eventuelle ledige stillinger, hvis det er relevant.
Medtag en sektion for træning og faglig udvikling. Angiv ressourcer, højdepunkter og begrænsninger. Medtag fordelene for afdelingen, medarbejderne og organisationen. Tilføj kommende muligheder.
Medtag et særskilt afsnit om budgettering. Indtast beløb tildelt, anvendte beløb, balancegevinster og / eller mangler. Brug standard budgetformat til den pågældende organisation. Brug tabeller, diagrammer og figurer efter behov.
Beskriv fremtidige projekter i et separat afsnit om udsigterne sammen med forventede udviklinger, resultater og forudsigelser. Inkluder mål og mål for den næste rapporteringsperiode.
Diskuter anbefalinger i et særskilt afsnit. Lav forslag til forbedring, udvidelse og / eller udvikling. Medtag nødvendige ressourcer, budgetmæssige overvejelser og personaleudvidelser / reduktioner, hvis det er relevant.
Diskuter hovedpunkter på alle områder i afsnittet Sammenfatning og konklusioner. Medtag betydelige resultater, udfordringer, anbefalinger og forudsigelser.
Brug appendiks til at placere interessetilkendegivelser, underrapporter og andre dokumenter, der er nødvendige for at understøtte forskellige aspekter af rapporten. Inkluder eventuelle lange datatabeller / diagrammer.
Medtag et resumé, der skal placeres før introduktionen. Skriv dette afsnit, når hele rapporten er afsluttet. Sammendrag væsentlige punkter under hovedoverskrifterne i den større rapport. Medtag opsummering og konklusioner, anbefalinger, forudsigelser og betydelige resultater / tab / begivenheder. Tilføj ikke oplysninger, som ikke er indeholdt i hovedrapporten.
Elementer du skal bruge
-
Afdelings mål og målsætninger
-
Bidrag fra sektionens hoved
-
Produktionsstal
-
Personale detaljer
-
Afdelingens finansielle oplysninger
Tips
-
Jargon-specifikke vilkår er acceptable for et teknisk publikum. Identificer den ønskede målgruppe for din rapport, før du starter og skriver på et passende niveau.
